Bedienungsanleitung für die Übersetzung optimieren

Bei einer Bedienungsanleitung bieten konsequente Verwendung von Absatz-, Zeichen- und Tabellenformaten, sowie sprachneutrale Grafiken das meiste Optimierungspotential.

Bedienungsanleitungen sind in der Regel mehrseitige Dokumente, die Text als Fließtext wie auch in Tabellenform und Fotos wie auch Grafiken enthalten, siehe auch Erläuterungen zu Gebrauchsanleitung in Wikipedia.

Optimierungspotential bei einer Bedienungsanleitung

Bei einer Bedienungsanleitung gibt es mehrere Drehschrauben, um sie für die technische Übersetzung zu optimieren. Das ist unabhängig davon, mit welcher Software sie erstellt worden ist.

Softwarespezifische Hinweise für Microsoft Word, Adobe Framemaker und Adobe Indesign zur Umsetzung der hier gegebenen Empfehlungen finden Sie in weiteren Beiträgen auf unserer Homepage.

Textfluss der Bedienungsanleitung optimieren

Zu prüfen

Die Bedienungsanleitung sollte so aufgebaut sein, dass der Text automatisch von einer Seite auf die nächste fließt. Platzierung in Textrahmen, die nur eine bestimmte Textmenge aufnehmen können, ist zu vermeiden.

Dies ist bei Microsoft Word immer gegeben.

Bei Adobe Framemaker und Adobe Indesign z.B. ist darauf zu achten.

Textfluss in einer Bedienungsanleitung

Nutzen

Der übersetzte Text wird auch dann vollständig angezeigt, wenn er mehr Platz benötigt als der Ausgangstext.

Textformatierung der Bedienungsanleitung für die Übersetzung optimieren

Zu prüfen

Es sollte sauber mit Absatzformaten und Zeichenformaten gearbeitet werden:

  • Absatzformate für Überschriften, die zur automatischen Erstellung eines Inhaltsverzeichnisses verwendet werden. Weiterhin sollte in diesen Überschriftenformaten noch definiert sein:
    • wo die Überschrift steht: am Seitenanfang oder auch mitten auf der Seite
    • Abstände zu vorausgehendem / nachfolgendem Text
    • Platzierung von Überschrift und nachfolgenden Zeilen auf der gleichen Seite
  • Absatzformate für Aufzählungen, die den Texteinzug ab der zweiten Zeile automatisch richtig setzenAbsatzformate und Zeichenformate in einer Bedienungsanleitung
  • Absatzformate für Grafik- und Tabellenbeschriftungen, die automatisch nummerieren und das automatische Generieren von Abbildungs- und Tabellenverzeichnissen ermöglichenAbsatzformate für Grafik- und Tabellenbeschriftungen in einer Bedienungsanleitung
  • Zeichenformate für Sondertext, wie z.B. Texte aus Benutzeroberflächen oder DisplaytexteZeichenformate für Sondertext

Nutzen

  • Automatisch generierte Verzeichnisse müssen nicht gesondert übersetzt werden, d.h. die zu übersetzende Textmenge wird reduziert.
  • Die Angabe der Seitenzahl im automatisch generierten Verzeichnis muss nicht manuell geprüft werden.
  • Wenn eine andere Schriftart erforderlich ist – z.B. bei Übersetzungen ins Russische – kann über die Absatz- und Zeichenformate mit geringem Aufwand die passende Schriftart zugewiesen werden. Die Formatierung bleibt dabei erhalten!

Aufbau von Tabellen in der Bedienungsanleitung optimieren

Zu prüfen

Es sollten Kopfzeilen (und ggf. Fußzeilen) für Tabellen definiert werden, die sich automatisch wiederholen, wenn eine Tabelle sich über mehrere Seiten erstreckt

  • Falls möglich, sollte innerhalb einer Tabelle definiert werden, an welcher Stelle ein Seitenumbruch erfolgen darf.
  • Falls möglich, sollte mit speziellen Tabellenformaten gearbeitet werden, die bereits die zu verwendenden Absatzformate für Überschriften und Inhalt festlegen.

Nutzen

  • Bei Tabellen, die sich über mehrere Seiten erstrecken, muss weder der Seitenumbruch kontrolliert, noch müssen Kopf- und Fußzeilen manuell an die richtige Stelle kopiert werden.
  • Durch spezielle Absatzformate für Text in Tabellen kann gezielt mit wenigen Mausklicks nur die Schriftgröße innerhalb von Tabellen global im ganzen Dokument geändert werden, falls es zu Platzproblemen kommt.

Grafiken optimal in die Bedienungsanleitung einbinden

Zu prüfen

  • Grafiken sollten in einem Rahmen platziert werden, der im Text verankert ist und „mitläuft“. Feste Platzierung von Grafiken auf einer Seite ist zu vermeiden.
  • Grafiken sollten sprachneutral sein. Beschriftungen sollten als Textrahmen im Layoutprogramm eingefügt werden.
  • Wo dies nicht möglich ist, z.B. bei Screenshots, die später in übersetzter Form in die Betriebsanleitung eingefügt werden sollen, empfiehlt es sich, die Screenshots nur als Referenz ins Dokument einzufügen und eine Sprachkennung im Dateinamen mitzuführen, (z.B. _DE) für Deutsch.

Nutzen

  • Grafiken sitzen automatisch an der richtigen Stelle.
  • Übersetzung der Grafikbeschriftung erfolgt im CAT Tool, keine gesonderte Übersetzung jeder einzelnen Grafikdatei notwendig.
  • Einfache Zuweisung und Platzierung der übersetzten Screenshots.