Microsoft Word Datei übersetzen und formatieren

Microsoft Word Dateien sind weitverbreitet und bieten dem Anwender viele Möglichkeiten, den Übersetzungsworkflow zu optimieren.

Oft erhalten wir Word-Dateien zur Übersetzung, die bei der Formatierung der übersetzten Dokumente einen hohen Zusatzaufwand verursachen. Wie man diese optimieren kann zeigen wir hier.

Technische Übersetzung von Microsoft Word Dateien

Word-Dateien werden in allen von uns betreuten Branchen verwendet: Automatisierungstechnik, Energietechnik, Automotive.

Im Bereich der technischen Übersetzung bieten wir unseren Kunden alle Möglichkeiten – von der reinen Übersetzungstätigkeit bis hin zur kompletten Layoutabwicklung über uns – siehe auch technische Dokumentation.

Komplettservice mit Übersetzung und Layout

Wir können gerne das komplette Layout für Sie übernehmen. Die Kosten dafür weisen wir in unseren Angeboten als gesonderten Punkt aus.

Wir weisen allerdings ausdrücklich darauf hin, dass Microsoft Word den Seitenumbruch anhand des eingestellten lokalen Druckertreibers festlegt. Weiterhin gibt es in Microsoft Word viele Optionen zur automatischen Formatierung, die das Aussehen eines Dokuments verändern können.

Das kann dazu führen, dass eine Datei anders aussieht, wenn sie auf unterschiedlichen Rechnern geöffnet wird. Vor dem Ausdruck bzw. vor der Erstellung einer PDF-Datei ist auf jeden Fall eine Überprüfung der Microsoft Word Datei erforderlich.

Reine Übersetzung

Wenn Sie möglichst viel selbst erledigen möchten, um externe Kosten zu sparen, dann können Sie uns auch nur mit der technischen Übersetzung beauftragen. Wir liefern dann eine vorformatierte Word Datei, die Sie bei sich fertig stellen.

Welche Schritte dazu erforderlich sind, finden Sie unter Layout übersetzter Word-Dokumente beschrieben.

Wir gehen dabei von folgendem Szenario aus:

  • Eine einzelne Word Datei soll übersetzt werden
  • Grafiken sind fest in die Word Datei eingefügt
  • Es wurde ein automatisch generiertes Inhaltsverzeichnis angelegt

Je nach Typ Ihres Dokuments finden Sie softwareunabhängige Hinweise zur Dokumentoptimierung in den entsprechenden Beiträgen zu Webseiten, Bedienungsanleitungen, Datenblättern und Produktkatalogen auf unserer Homepage.

Übersetzung von Word Dateien vorbereiten

Allgemeines zu Microsoft Word

Oft fehlende Anwenderschulung

Bei Microsoft Word Dateien fehlt dem Verfasser oft das nötige Wissen, um Absatz- und Zeichenformate sinnvoll einzusetzen.

Es sollte also neben den bei FrameMaker und InDesign üblichen Prüfungen auch geschaut werden, ob überhaupt mit Formaten gearbeitet wurde.

Problematische OLE-Funktionen

Ein weiteres Problem stellt die OLE-Funktion von Microsoft Word dar. Bei eingebetteten Dateien muss auf jeden Fall überprüft werden, ob zusätzlicher nicht sichtbarer Text in den Dateien enthalten ist.

Notwendige Prüfungen

Bei Microsoft Word Dateien sind also umfangreichere Prüfungen vor dem Start der Übersetzung erforderlich, um einen reibungslosen Übersetzungsablauf zu gewährleisten.

Wie bei den anderen Programmen, ist es auch hier erforderlich, die Steuerzeichen zu sehen.

Steuerzeichen einblenden

In Microsoft Word kann man die Steuerzeichen über einen Button in der Symbolleiste einblenden.

Microsoft Word - Steuerzeichen einblenden

Damit ändert sich die Bildschirmdarstellung in Microsoft Word entsprechend:

Microsoft Word - Bedeutung von Steuerzeichen

Die Steuerzeichen im obigen Screenshot haben folgende Bedeutung:

  1. Einzug erste Zeile
  2. Einzug links
  3. Tabulatorposition
  4. Tabulatorzeichen im Text
  5. Leerzeichen
  6. Zeilenumbruch
  7. Absatzumbruch

Prüfung der Word Datei vor der Übersetzung

Manuelle Formatierung

Oft wird in Microsoft Word manuell formatiert, d.h. ohne Verwendung von Formaten werden einzelnen Absätzen und Zeichen Formatierungen wie Schriftart und Schriftgrad, Zeilenabstände, Einzüge manuell zugewiesen.

Absatzformat Standard

Das erkennt man meist daran, dass allen Absätzen das Format Standard zugewiesen ist.

Klicken Sie nacheinander in mehrere Absätze und schauen Sie sich an, welcher Formatname oben in der Symbolleiste angezeigt wird.

Microsoft Word - eingestellte Formatvorlage erkennen

Konsequenzen für die Übersetzung

Die manuell Formatierung ist an sich kein Problem. Die hier zugewiesenen Formate werden dem übersetzten Text auch automatisch zugewiesen.

Allerdings verzichtet man damit auf mögliche Automatisierungsfunktionen, wie z.B. die automatische Erstellung eines Inhaltsverzeichnisses, Zusammenhalten von Grafiken und zugehörigen Legenden, Tabellen und Tabellentiteln etc.

Höhere Layoutkosten

Man kann also auf jeden Fall mit höherem Aufwand für das Layout des übersetzten Textes rechnen. Bei der Übersetzung eines Dokuments in mehrere Sprachen sollte man vor der Übersetzung aus Kostengründen erwägen, ob man eine saubere Grundformatierung durchführt.

Leerzeichenformatierung

Hier gilt das unter Adobe FrameMaker gesagte.

Wie es besser geht, zeigen wir unter im nächsten Abschnitt.

Nutzung von Formatvorlagen und Sonderzeichen in Microsoft Word Dateien

Formatvorlagen anlegen und verwenden

Standard-Formatvorlagen in Microsoft Word

Bei größeren Dokumenten ist es auch in Microsoft Word Dateien absolut sinnvoll, Absatzformate zu verwenden.

Welche Absatzformate im Dokument zur Verfügung stehen zeigt der Absatzformatkatalog:

Microsoft Word - Formatvorlagenkatalog anzeigen

Für Überschriften stehen schon die Standardformate Überschrift1 – Überschrift3 zur Verfügung, die man nach seinen eigenen Bedürfnissen anpassen kann.
Weiterhin sollte man – je nach Inhalten des Dokuments – eigene Absatzformate für Aufzählungen, eingerückten Text, Bildlegenden, Tabellentitel etc. definieren.
Wie das ausgehend vom Absatzformat Standard geht, zeigt folgendes Kapitel:

Vormatvorlage anlegen

Analog zum beim Beispiel für Aufzählungsformate in FrameMaker können Sie auch in Microsoft Word ausgehend von der Formatvorlage „Standard“ folgende Formatierung manuell vornehmen.

Microsoft Word - neue Formatvorlage erstellen 1

Während der Cursor im neu formatierten Absatz klicken Sie auf den kleinen Pfeil wie oben gezeigt.

Microsoft Word - neue Formatvorlage erstellen 2
Im folgenden Fenster klicken Sie auf Neue Formatvorlage erstellen. Das folgende Fenster öffnet sich.

Microsoft Word - neue Formatvorlage erstellen 3

Geben Sie im Feld Name einen Namen für die neue Formatvorlage ein und speichern Sie anschließend mit Klick auf OK. Microsoft Word legt jetzt eine neue Formatvorlage mit den Einstellungen des aktuellen Absatzes an.

Absatzformate verwenden

Setzen Sie den Cursor in den zu formatierenden Absatz und klicken Sie dann im Formatvorlagenkatalog auf das Format das Sie zuweisen wollen.

Microsoft Word - Formatvorlage anwenden

Absatzformate für Überschriften anpassen

Aus den Standardformaten für Überschriften (Überschrift1 – Überschrift3) kann automatisch ein Inhaltsverzeichnis generiert werden.

Sie sollten diese Formate daher verwenden und nach Ihren Bedürfnissen anpassen:

  • Weisen Sie einem Absatz das anzupassende Überschriftenformat zu.
  • Passen Sie das Format dann nach Ihren Bedürfnissen an.

Im folgenden wurde dem aktuellen Absatz das Format Überschrift 1 zugewiesen und manuell angepasst.

Microsoft Word - Überschrift 1 zugewiesen und geändert

Diese Nummerierung kann man jetzt auf alle mit Überschrift 1 formatierten Absätze wie folgt übertragen:

  • Suchen Sie den Eintrag Überschrift1 im Formatvorlagenkatalog.
  • Klicken Sie am rechten Rand des Eintrags auf den Pfeil für das Ausklappmenü und wählen Sie Aktualisieren, um der Auswahl anzupassen.

Microsoft Word - Formatvorlage Überschrift 1 anpassen

Sonderzeichen nutzen

Oft ist es wünschenswert bestimmte Zeichenfolgen in einer Zeile zusammen zu halten. Das gilt für Zahlen mit Einheiten (z.B. 8 kg) genauso wie für feststehende Begriffe wie z.B. Adobe Indesign.

Wenn Sie nicht wünschen, dass DIN EN 15038-1 in zwei verschiedenen Zeilen steht, dann können Sie umbruchgeschützte Leerzeichen und Bindstriche einfügen.

Ein umbruchgeschütztes Leerzeichen fügen Sie mit Strg+Umschalt+Leerzeichen ein, einen umbruchgeschützten Bindestrich mit Strg+Umschalt+-.
Das sieht dann in einer Microsoft Word Datei so aus:

Microsoft Word - umbruchgeschützte Leerzeichen zugewiesen

Vorteil: diese Zeichen bleiben bei der technischen Übersetzung mittels CAT Tool erhalten. Sie müssen also nach erfolgter Übersetzung nicht mehr alle Vorkommen solcher Zeichenfolgen darauf prüfen, ob sie unerwünscht umgebrochen wurden.

Grafiken in Word Dateien optimal einbinden

Grafiken sprachneutral einbinden

Screenshots

In Microsoft Word werden Grafiken fest ins Dokument eingefügt. Es besteht daher keine Möglichkeit deutsche Screenshots elegant und mit wenig Aufwand gegen fremdsprachige Screenshots auszutauschen, wie dies bei FrameMaker oder InDesign möglich ist.

Eine sinnvolle Maßnahme zur Kostenreduktion besteht darin, den Dateinamen eingefügter Screenshots unter oder über dem Screenshot selbst in die Microsoft Word Datei einzufügen. Das hilft dem Übersetzer dann bei der Zuordnung der zielsprachlichen Screenshots.

Alternativ können auch vor der Übersetzung bereits die Screenshots der Zielsprache eingefügt werden.

Maßzeichnungen, Prinzipschaubilder…

In Microsoft Word eingefügte Grafiken sollten keinerlei Sprachinformationen beinhalten. Das CAT-Tool kann Texte aus eingefügten Grafiken nicht extrahieren und diese werden nicht mit übersetzt.

Textfelder

Entfernen Sie den Text komplett aus der Grafik und fügen stattdessen in Microsoft Word an der gleichen Stelle Textfelder ein:

Microsoft Word - Textfeld einfügen

Eingebettete Dateien (OLE) für die Übersetzung optimieren

OLE = Object Linking and Embedding

Wenn Sie in Microsoft Word z.B. eine Microsoft Excel-Datei als OLE einbetten, dann wird die komplette Datei eingebettet und nicht nur der in Word angezeigte Teil dieser Datei.

Anzeige in Microsoft Word

Ein Beispiel: Sie sehen in Microsoft Word folgende Microsoft Excel-Tabelle:

Microsoft Word - Anzeige von Excel-Dateien

Tatsächlich enthaltene Daten

Die Microsoft Excel-Tabelle enthält aber zusätzlich noch folgenden in roter Schrift dargestellten Text

Microsoft Word - Word zusätzlicher Inhalt in Excel-Dateien

Konsequenzen

Text im CAT-Tool

Im CAT-Tool wird der komplette Inhalt der Microsoft Excel-Datei eingelesen und somit auch übersetzt. Es besteht keine Möglichkeit gezielt nur den angezeigten Text zu importieren.

Maßnahmen zur Kostenreduktion

Doppelklicken Sie in Microsoft Word auf die eingebettete Datei und löschen Sie alle nicht angezeigten Inhalte.

Microsoft Word - Überflüssige Inhalte aus Excel-Dateien löschen

Achtung! Das bezieht sich auch nicht angezeigte Zeichenblätter, die z.B. in Excel- und Visio-Dateien enthalten sein können.

Technische Übersetzung von Word-Dateien bei PRODOC

Benötigte Dateien für die technische Übersetzung

Word-Datei

Die Word-Datei selbst wird zum Import ins CAT Tool benötigt. Auf Grundlage dieses Imports erstellen wir das Übersetzungsangebot.

Da fast jeder über die Möglichkeit verfügt, Word-Dateien anzuzeigen – und sei es mit dem frei verfügbaren Open Office – dient normalerweise die Word-Datei auch als Anzeigedatei für den Übersetzer.

Nur wenn die Word-Datei größer als 5MB ist, sollte eine zusätzliche Datei zum Anzeigen des Dokuments erstellt werden, die diese Größe nicht überschreitet:

PDF-Datei

Dazu bietet sich das PDF-Format an, da es schnell erzeugt werden kann und kompakt ist, sowie mit dem frei verfügbaren Acrobat Reader von jedermann angezeigt werden kann.

Screenshots

Sind in der zu übersetzenden Datei Screenshots enthalten, so sollten diese vor Beginn der Übersetzung erstellt werden und mit entsprechenden Namen versehen sein.

Word Dateien an PRODOC versenden

Word fügt sämtliche Grafiken fest ins Dokument ein. Das bläht die Word-Dateien auf und führt bei mehreren Grafiken schnell zu Dateigrößen von deutlich mehr als 5MB.
Verpacken Sie die Word-Datei sowie ggf. die PDF-Datei deutsche und fremdsprachige Screenshots in eine ZIP-Datei.

  • Ist die ZIP-Datei kleiner 5MB, senden Sie uns diese per Mail.
  • Ist die ZIP-Datei größer als 5 MB, dann teilen Sie uns das bitte mit, ohne die Datei direkt an uns zu versenden. Wir legen dann ein Sharefile-Nutzerkonto für Sie an, über das wir beliebig große Dateien per gesicherter Browserverbindung mit Ihnen austauschen können.

Übersetzte Dateien von PRODOC empfangen

Wenn Sie uns mit dem kompletten Layout beauftragt haben, dann erhalten Sie von uns per E-Mail oder Sharefile eine ZIP-Datei, die Sie einfach nur bei sich an einem geeigneten Ort entpacken müssen. Dort ist dann die übersetzte Word-Datei enthalten und – falls gewünscht – auch eine fremdsprachige PDF-Datei, die Sie direkt verwenden können.

Wenn Sie uns mit der reinen Übersetzung beauftragt haben, dann erhalten Sie nur die Word-Datei. Wie Sie daraus eine fertige fremdsprachliche Datei erzeugen, erfahren Sie im nächsten Punkt.

Layout übersetzter Microsoft Word Dateien

Notwendige Korrekturen

Auch wenn Sie im Vorfeld alle Maßnahmen getroffen haben, um das Layout des übersetzten Textes weitestgehend zu automatisieren, werden Anpassungen bei Text und Grafik aufgrund abweichender Textlänge unumgänglich sein.
Außerdem müssen ggf. enthaltene Inhaltsverzeichnisse aktualisiert werden und Übersetzungen von OLE-Objekten eingeblendet werden.

Textfluss anpassen

Seitenumbruch anpassen

Je nach Formateinstellungen und Textlängen kann Folgendes auftreten:

  • unerwünschter Leerraum
  • Aufteilung der Darstellung zusammengehöriger Texte auf zwei Seiten.

Passen Sie den Seitenumbruch entsprechend Ihrer Vorstellungen an. Benutzen Sie dabei vorzugsweise die Optionen zum Zeilen- und Seitenumbruch, die Sie finden, wenn Sie im aktuellen Absatz mit der rechten Maustaste klicken und das Untermenü Absatz wählen.

Microsoft Word - manuelle Umbruchkontrolle

Zeilenumbruch anpassen

Auch wenn nach der Bearbeitung mit dem CAT-Tool bereits das korrekte Rechtschreibwörterbuch eingestellt ist, kann es aufgrund unpassend gewählter Trennungsvorgaben zu unerwünschten Trennungen kommen.

Schauen Sie sie die Zeilenenden im Dokument an und korrigieren Sie unerwünschte Trennungen. Folgendes kann vorkommen:

Zeilenumbruchfehler Abhilfe
Trennung zwischen Zahl und Einheit umbruchgeschütztes Trennzeichen einfügen (Strg+Umschalt+Leertaste)
Trennung zweier Wörter, die mit Bindestrich verbunden sind umbruchgeschützten Bindestrich einfügen (Strg+_)
Unerwünschte Worttrennung Harten Zeilenumbruch einfügen (Umschalt+Eingabetaste)

Textfelder anpassen

Wenn zur Beschriftung von Grafiken Textfelder verwendet wurden, dann kann es vorkommen, dass diese zu klein sind.
Das sieht dann so aus:

Microsoft Word - Textfelder anpassen 1

Wie Sie sehen, sehen Sie nichts. Microsoft Word hat keine professionelle Anzeigefunktion für fehlenden Text, wie dies bei Adobe FrameMaker oder InDesign der Fall ist.

Stattdessen müssen Sie in allen Textfeldern penibel darauf achten, dass das Absatzendezeichen angezeigt wird:

Microsoft Word - Textfelder anpassen 2

Auch wenn Sie ein Absatzendezeichen sehen, sollten Sie den übersetzten Text mit dem Original vergleichen, denn es könnte durchaus sein, dass unter dem angezeigten Absatz ein weiterer Absatz vorhanden ist.

Screenshots

Fremdsprachige Screenshots sind insbesondere bei der Softwarelokalisierung relevant.

Manuell ersetzen

In Microsoft Word müssen Sie jeden eingefügten Screenshot manuell durch den fremdsprachigen Screenshot ersetzen.
Bei vielen Screenshots ist daher ein Benamungssystem vorteilhaft, um unnötiges Suchen und Zuordnungsprobleme zu vermeiden.

So ersetzen Sie einen Screenshot

Screenshot in der Microsoft Word Datei anklicken und in der daraufhin angezeigten Symbolleiste auf Grafik einfügen klicken.

Microsoft Word - Screenshot ersetzen
Im Fenster Grafik einfügen dann den einzusetzenden Screenshot auswählen und einfügen.

OLE-Objekte

Text in Originalsprache ersetzen

Nach Export aus dem CAT-Tool bleibt Text in OLE-Objekten wie z.B. Excel- oder Visio-Dateien in der Originalsprache stehen.

Microsoft Word - Text in Originalsprache ersetzen 1

Doppelklicken Sie auf das Objekt:

Microsoft Word - Text in Originalsprache ersetzen 2

Jetzt wird die Ansicht des eingebetteten Objekts aktualisiert und der übersetzte Text angezeigt.
Schließen Sie das Objekt wieder, um die Änderung der Anzeige in der Microsoft Word Datei zu speichern.
Wiederholen Sie diesen Vorgang für alle eingebetteten Dateien.

Inhaltsverzeichnisse

Inhaltsverzeichnis anzeigen und aktualisieren

Nach Export aus dem CAT-Tool steht in der Regel kein Text an der Stelle des Inhaltsverzeichnisses.
Markieren Sie großzügig den Bereich, an dem das Inhaltsverzeichnis stehen müsste:

Microsoft Word - Inhaltsverzeichnis generieren 1

Drücken Sie jetzt F9. Das Inhaltsverzeichnis wird generiert und dargestellt.

Microsoft Word - Inhaltsverzeichnis generieren 2