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Einsatz von NextCloud zum Datenaustausch

PRODOC erstellt technische Übersetzungen in viele unterschiedliche Sprachen. Oft übersetzen wir vertrauliche Dokumente. Daher müssen wir die Daten von Übersetzungsprojekten sicher übertragen können.

Zu diesem Zweck haben wir NextCloud auf einem eigenen Server installiert. Über NextCloud kann PRODOC Daten mit Kunden und Freelancern verschlüsselt austauschen.

Damit steht eine Plattform für den Austausch vertraulicher Daten zur Verfügung. Auch größere Datenmengen, die typischerweise bei Übersetzungen von Broschüren oder Katalogen anfallen, lassen sich sicher übertragen.

Daten sicher übertragen

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NextCloud Server mit deutschem Datenschutz

Ein großer Vorteil gegenüber einer Datenaustausch-Lösung per Dropbox oder WeTransfer ist die sichere Datenhaltung innerhalb der PRODOC Cloud.

Daten wandern über eine verschlüsselte Verbindung direkt vom Kunden zu PRODOC und unterliegen daher komplett dem deutschen Datenschutzgesetz.

NextCloud ist eine DSGVO-konforme Open-Source-Lösung.

Features von NextCloud

Mit NextCloud kann man ohne Anmeldung arbeiten oder als angemeldeter Nutzer.

In beiden Fällen nutzen wir das integrierte Mailsystem: wir können Links zum Up- und Download versenden und werden per Mail benachrichtigt, wenn der Datenaustausch erfolgt ist.

Arbeiten ohne Anmeldung

Hier erfolgt der Datenaustausch über eine Webanwendung.

  • Daten-Anforderung: PRODOC sendet dem Nutzer einen Link. Über den Link kann der Nutzer eine oder mehrere Dateien hochladen.
  • Daten-Bereitstellung: umgekehrte Richtung wie bei der Anforderung, der Nutzer kann sich über den Link Daten aus der PRODOC NextCloud herunterladen.

Arbeiten mit Anmeldung

Der Benutzer wird in der PRODOC NextCloud registriert und erhält eigene Anmeldedaten.

Mit diesen Anmeldedaten bekommt er entweder über die Weboberfläche oder über eine App Zugriff auf ein eigenes Verzeichnis in der PRODOC NextCloud.

In diesem Verzeichnis bleiben Daten auch über einen längeren Zeitraum gespeichert und der Kunde hat dauerhaften Zugriff.

Registrierung eines Nutzers in PRODOC NextCloud

Um den Datenaustausch zu ermöglichen, erstellt PRODOC für Sie ein Konto auf unserem NextCloud-Server. Hier geht’s direkt zur Anmeldeseite.

Nach dem Anlegen eines Nutzer-Kontos in NextCloud erhalten Sie eine Registrierungsmail:

Klicken Sie in der E-Mail auf die Schaltfläche Set your password.

Registrierung Schritt 1

Folgende Begrüßungsseite öffnet sich in Ihrem Browser:

NextCloud Neues Passwort - new password

Geben Sie ein neues Passwort ein, das den folgenden Anforderungen genügt:

  1. Mindestens 12 Zeichen
  2. Groß- und Kleinbuchstaben
  3. Zahlen
  4. Sonderzeichen

Klicken Sie dann auf Passwort zurücksetzen.

Registrierung Schritt 2

Es erscheint der normale Anmeldebildschirm:

NextCloud Anmeldebildschirm - logon screen

Geben Sie jetzt die Email-Adresse des Accounts ein, auf dem Sie die Einladungsmail erhalten haben, und das zuvor gesetzte Passwort und klicken Sie auf Anmelden.

Sie werden eingeloggt und sehen den Home-Bildschirm:

NextCloud Home Screen

Hier sehen Sie Ordner auf die Sie Zugriff haben – im Beispiel nur der Ordner Sample Customer.

Datenaustausch über die Weboberfläche

Die Ordner, in die und von denen Sie Dateien hoch/herunterladen können, verfügen über kundenspezifische Berechtigungen.

Ihre Daten bleiben also vor anderen Benutzern des PRODOC Servers verborgen.

Daten hochladen

Den gewünschten Ordner durch Klick öffnen.

Entweder über das +-Zeichen (1) einen neuen Ordner erstellen, oder Dateien direkt per Drag&Drop aus dem Browser hochladen:

NextCloud File Upload

Daten herunterladen

Gehen Sie in den gewünschten Order, aktivieren Sie das/die Kontrollkästchen der Datei(en), die Sie herunterladen wollen.

Klicken Sie dann Actions und danach auf  Download um die ausgewählten Dateien herunterzuladen.

NextCloud File Download

Per Default ist eingestellt, dass Sie per Email informiert werden, wenn Dateien zu diesem Ordner hochgeladen werden.

Sie können diese Einstellung in Ihrem User-Profil ändern:

User-Profil

Oben rechts im Fenster gelangen Sie zu Ihren NextCloud Benutzereinstellungen:

NextCloud User Settings Menu

Benutzereinstellungen

Hier können Sie den eigenen Namen 1, Ihre Email-Adresse 2, die Sprache der Benutzeroberfläche 3, Datums und Zeiteinstellungen 4 anpassen und per Klick auf das Hamburger-Menü 5 zu den weiteren Benutzereinstellungen gelangen.

NextCloud User Settings

Benachrichtigungseinstellungen

Die Benachrichtigungseinstellungen finden Sie im Untermenü Activity

NextCloud User Notifications

Weitere Info zu NextCloud

Die ausführliche Benutzerdokumentation zu Nextcloud finden Sie in der Hilfe:

NextCloud User Settings Help

Manche unserer Kunden nutzen Tools wie WeTransfer oder Dropbox zum Dateitransfer und sind sich dabei oft nicht bewusst, dass ihre Daten auf außereuropäischen Servern landen wo die Vertraulichkeit ihrer Daten oft nicht gegeben ist.

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Dipl.-Ing. Stefan Weimar

Dipl.-Ing. Stefan Weimar

Geschäftsführer

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