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PRODOC und FrameMaker

Wir setzen FrameMaker seit mehr als 20 Jahren für die Erstellung technischer Dokumentation ein und haben umfangreiche Erfahrungen bei der Übersetzung von Framemaker-Dateien – klassisch und strukturiert.

Einsatzgebiete von FrameMaker

Framemaker gibt es in 2 Versionen: als klassischer Framemaker sowie als strukturierter Framemaker.

Klassischer FramemakerStrukturierter Framemaker
Zur Erstellung von Handbüchern und Datenblättern.

Hier kommt oft die Variantensteuerung mit Variablen und bedingtem Text zum Einsatz.

Als Frontend und komfortabler Editor für Redaktionssysteme wie SCHEMA ST4.

Im Content Management System werden dann die kompletten Inhalte verwaltet.

FrameMaker im Einsatz bei Kunden von PRODOC

Sowohl klassischer Framemaker als auch strukturierter Framemaker sind besonders effektiv:

  • wenn es darum geht, Handbücher oder Datenblätter vieler unterschiedlicher Versionen eines Produkts zu erstellen
  • wenn Dokumentation für viele ähnliche Produkte erstellt werden soll, die sich nur in wenigen Merkmalen unterscheiden

Deshalb wird Framemaker besonders häufig in folgenden Branchen eingesetzt:

Wir kennen uns mit Framemaker bestens aus und arbeiten seit 1995 mit diesem Tool. Gerne unterstützen wir Sie sowohl bei der Erstellung wie auch bei der Übersetzung von Framemaker-Dokumenten.

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Dipl.-Ing. Stefan Weimar

Dipl.-Ing. Stefan Weimar

Geschäftsführer

Adobe FrameMaker Dateien für den Übersetzungs-Workflow optimieren

Hier finden Sie wertvolle Hinweise, wie Sie Ihre Adobe FrameMaker Dateien optimal vorbereiten können. Damit wird der  der komplette Übersetzungs-Workflow möglichst kostengünstig.

Allgemeine Infos zur Nutzung von Framemaker finden Sie direkt beim Hersteller.

Wir gehen dabei von folgendem Szenario aus:

  • Mehrere FrameMaker -Dateien wurden zu einem Buch zusammengefasst.
  • Alle Buchdateien sollen übersetzt werden.
  • Es existieren Querverweise zwischen diesen Dokumenten.
  • Das Buch enthält Inhaltsverzeichnis und Index.
  • Grafiken sind entweder sprachneutral oder durch ein Sprachkürzel am Ende des Dateinamens gekennzeichnet (bei Screenshots).
  • Die Übersetzung soll vom Deutschen in eine (oder mehrere) Fremdsprachen erfolgen, z.B. Deutsch Englisch und Deutsch Französisch.

Deutsche Adobe Framemaker Dateien prüfen

Bei Adobe FrameMaker-Dateien kann man in der Regel davon ausgehen, dass der Autor eine gründliche Schulung erhalten hat. Daher sollte er sorgfältig mit Absatz- und Zeichenformaten gearbeitet haben. Eine kurze Überprüfung der gewünschten Funktionalitäten kann aber nicht schaden. Dazu muss man die Steuerzeichen sehen:

Steuerzeichen einblenden

In einer Adobe FrameMaker Datei kann man die Steuerzeichen mit dem Menübefehl

Darstellung->Steuerzeichen einblenden.

Weiterhin sollten die Lineale sichtbar sein: Darstellung->Lineale.

Die Steuerzeichen im obigen Screenshot haben folgende Bedeutung:

  1. Einzug erste Zeile
  2. Einzug links
  3. Tabulatorposition
  4. Tabulatorzeichen im Text
  5. Zeilenumbruch
  6. Absatzumbruch
  7. Textende

Formatierungsfehler in FrameMaker Dateien erkennen

Leerzeichenformatierung

Oft findet man folgende Formatierung vor:

Hier wurde eine Aufzählung mit Zeilenumbruch und Leerzeichen formatiert.

Dies sieht dann nach der Übersetzung in etwa so aus:

Der Übersetzer sieht im CAT Tool nicht, wo der übersetzte Text in der FrameMaker Datei  stehen wird. Das bringt Probleme bei der Platzierung folgender Elemente mit sich:

  • Zeilenumbruchzeichen
  • Leerzeichen oder
  • Tabs

Wichtig ist daher die saubere Definition und Zuweisung von Absatzformaten in der deutschen Adobe FrameMaker Quelldatei. Damit kann man einen automatischen korrekten Umbruch des übersetzten Textes erreichen.

Wie das geht zeigt das nächste Kapitel.

Formatierung in Adobe FrameMaker Datei optimieren

Absatzformate für Aufzählungen definieren

Im Beispiel weiter oben waren erhebliche Nachformatierungsarbeiten notwendig.

Eine gute Formatdefinition für Aufzählungen sieht so aus:

  • Es wurde ein Erstzeileneinzug (1) definiert. Hier steht immer das Aufzählungszeichen.
  • Es wurde eine Tabulatorposition (2) definiert, die mit dem linken Einzug (3) für den übrigen Text übereinstimmt.

Der übersetzte Text beginnt am Tabulatorzeichen und fließt dann automatisch an der richtigen Stelle weiter.

Die Formatierung stimmt immer, auch wenn der übersetzte Text mehr oder weniger Zeilen als der Ausgangstext enthält.

Absatzformate für Überschriften definieren

Adobe FrameMaker bietet die schöne Funktion Umbruch mit nächstem.

Öffnen Sie die Absatzgestaltung (STRG+M) und aktivieren Sie die Registerkarte Seitenumbruch.

  • Setzen Sie wie oben gezeigt ein Häkchen bei Umbruch mit nächstem.
    Damit wird die letzte Zeile des aktuellen Absatzes immer mit der ersten Zeile des nächsten Absatzes auf einer Seite stehen.
  • Geben Sie unter Absatzkontrolle eine Zahl ein.
    Damit bestimmern Sie, wie viele Zeilen des mit Überschrift1 formatierten Absatzes zusammen auf einer Seite stehen.

Im konkreten Fall wird ein mit Überschrift1 formatierter Absatz der nicht mehr als 3 Zeilen umfasst immer zusammen mit dem nächsten Absatz umbrechen. Dies vermeidet verwaiste Überschriften am Seitenende.

Sonderzeichen nutzen

Oft ist es wünschenswert bestimmte Zeichenfolgen in einer Zeile zusammen zu halten. Das gilt für Zahlen mit Einheiten (z.B. 8 kg) genauso wie für feststehende Begriffe wie z.B. Adobe FrameMaker.

Wenn Sie nicht wünschen, dass DIN EN 15038-1 in zwei verschiedenen Zeilen steht, dann können Sie umbruchgeschützte Leerzeichen und Bindstriche einfügen (mehr Info dazu unter Sonderzeichen).

  • Ein umbruchgeschütztes Leerzeichen fügen Sie mit STRG+Leertaste ein.
  • Einen umbruchgeschützten Bindestrich hingegen fügen Sie mit ESC+–+w.

Das sieht dann in Adobe FrameMaker so aus:

Vorteil:
diese Zeichen bleiben bei der Übersetzung erhalten. Sie müssen also nach erfolgter Übersetzung nicht mehr alle Vorkommen solcher Zeichenfolgen darauf prüfen, ob sie unerwünscht umgebrochen wurden.

Grafiken und Screenshots in Adobe FrameMaker Dateien optimieren

Grafiken sprachneutral machen

In FrameMaker eingefügte Grafiken sollten keinerlei Sprachinformationen beinhalten. Das CAT-Tool kann Texte aus eingefügten Grafiken nicht extrahieren und diese werden nicht mit übersetzt.

Bei Screenshots gilt eine Sonderbehandlung. Siehe weiter unten bei Screenshots.

Durch das Einfügen von Textrahmen oder Legenden können Sie Grafiken sprachneutral halten:

Textrahmen einfügen
  • Entfernen Sie den Text komplett aus der Grafik
  • Fügen Sie stattdessen in FrameMaker an der gleichen Stelle Textrahmen ein:

Legende einfügen
  • Fügen Sie Referenznummern statt der Texte in die Grafikdateien ein.

Neben oder unterhalb der Grafik wiederholen Sie in Adobe FrameMaker die Referenznummern als Legende in Form einer Tabelle und fügen die Beschriftung dort ein.

Screenshots optimieren

Screenshots sind bei der Softwarelokalisierung essentiell.
FrameMaker bietet eine elegante Methode, um fremdsprachige Screenshots in die übersetzten Dateien einzufügen.

Geeignetes Dateiformat wählen

Screenshots haben meist größere Flächen mit einheitlichem Farbwert. Dateiformate, die hier eine gute Qualität bei hoher Kompression bieten, sind:

Kein JPEG für Screenshots

Wählen Sie auf keinen Fall das beliebte JPEG-Format. Das ist für Fotos optimal, kann aber bei Screenshots dazu führen, dass der Screenshot unleserlich wird.

Screenshots benennen

Um Screenshots unterscheiden und zuordnen zu können, die den gleichen Inhalt aber unterschiedliche Sprachen darstellen, empfiehlt es sich, jeweils den gleichen Dateinamen zu verwenden und diesen mit einem Suffix zur Sprachkennung zu versehen

  • Main_Screen_DE.tif
  • Main_Screen_EN.tif

Technische Übersetzung von Adobe FrameMaker Dateien bei PRODOC beauftragen

Wir bieten unseren Kunden alle Möglichkeiten – von der reinen Übersetzungstätigkeit bis hin zur kompletten Layoutabwicklung über uns.

Benötigte Dateien für den Komplettservice

Wenn wir das komplette Layout für Sie übernehmen sollen:

  • Packen Sie bitte alle FrameMaker-Dateien, Buchdateien, Grafiken und Schriften in eine ZIP-Datei, die Sie uns dann per ShareFile zukommen lassen.

Benötigte Dateien für die reine Übersetzung

Wenn Sie möglichst viel selbst erledigen möchten, um externe Kosten zu sparen:

  • Stellen Sie uns bitte PDF-Dateien und MIF-Dateien zur Verfügung.

PDF-Dateien

Unsere Übersetzer benötigen eine Möglichkeit, um Text und Grafiken im Original zu sehen. Dazu bietet sich das PDF-Format an. Dieses Dateiformat kann schnell erzeugt werden und ist kompakt. Außerdem kann es mit dem frei verfügbaren Acrobat Reader von jedermann angezeigt werden.

MIF-Dateien

CAT-Tools können in der Regel keine FrameMaker-Dateien lesen. Dafür gibt es das MIF-Format.

MIF (Maker Interchange Format) ist ein Austauschformat, das vom CAT-Tool direkt eingelesen werden kann.

  • Erzeugen Sie von allen zu übersetzenden Dateien MIF-Dateien mit dem Befehl Sichern unter.

Screenshots

Sind in den zu übersetzenden Dateien Screenshots enthalten, so sollten diese vor Beginn der Übersetzung erstellt werden und mit entsprechenden Namen versehen sein. Siehe Screenshots benennen weiter oben.

Dateien zur Übersetzung versenden

Verpacken Sie alle benötigten PDF und MIF Dateien, sowie die deutschen und fremdsprachigen Screenshots in eine ZIP-Datei.

  • Ist diese Datei kleiner 5MB, senden Sie uns die Datei per Mail.
  • Ist diese Datei größer als 5 MB, oder wenn Sie auf eine sichere und verschlüsselte Übertragung Wert legen, senden Sie uns die Datei per Sharefile.

Lieferung der übersetzten Adobe FrameMaker Dateien durch PRODOC

Komplettservice

Wenn Sie uns mit dem kompletten Layout beauftrag haben, dann erhalten Sie von uns per Sharefile eine ZIP-Datei. Diese ZIP-Datei müssen Sie einfach nur bei sich an einem geeigneten Ort entpacken. Dort ist dann die komplette Übersetzung enthalten incl. der fremdsprachigen PDF-Datei. Die PDF-Datei können Sie direkt verwenden.

Übersetzung ohne Layout

Wenn Sie uns mit der reinen Übersetzung beauftrag haben, dann erhalten Sie übersetzte MIF Dateien. Wie Sie daraus fertige fremdsprachliche FrameMaker Dateien erzeugen erfahren Sie im Folgenden.

Übersetzte FrameMaker Dateien ablegen

Originaldaten kopieren
  • Kopieren Sie den Ordner, der ihre Quelldateien enthält
  • Bennen Sie den Ordner um
  • Löschen Sie alle FrameMaker-Dateien.

Falls mehrere Dateien in einem Buch zusammengefügt sind, achten Sie darauf, dass Sie die Buchdatei nicht löschen!

MIF Dateien umbenennen
  • Benennen Sie alle von uns gelieferten MIF Dateien von *.mif in *.fm um.

Die Dateien sollten jetzt so heißen wie die zuvor gelöschten FrameMaker Dateien.

Umbenannte MIF Dateien verschieben
  • Verschieben Sie die umbenannten MIF Dateien an die Stelle der ursprünglichen FrameMaker Dateien.

Übersetzte FrameMaker Dateien konvertieren

Wenn Sie jetzt die FrameMaker Buchdatei öffnen, sollten alle enthaltenen Dateien an der Endung *.fm erkannt werden, obwohl sie sich noch im MIF-Format befinden.

  • Markieren Sie alle im Buch enthaltenen Dateien und öffnen Sie sie durch Drücken der Return-Taste.

Adobe FrameMaker öffnet jetzt alle Dateien.

  • Schließen Sie nun FrameMaker.

Es kommt folgende Abfrage:

  • Bestätigen Sie die Abfrage mit Ja.

Der Dialog Dokument Speichern öffnet sich:

  • Bestätigen Sie das Speichern als FM Datei.

Eine Sicherheitsabfrage zum Überschreiben vorhandener Dateien erscheint:

  • Bestätigen Sie auch diese mit OK.

So können Sie elegant und effizient nacheinander alle FrameMaker MIF Dateien zu FM Dateien umspeichern. Dieses Verfahren eigenet sich insbesondere bei Büchern mit vielen Dateien.

Übersetzte Adobe FrameMaker-Dateien finishen

Vorbereitung

Dateien umbenennen

Um keine gleichnamigen Dateien unterschiedlichen Inhalts in verschiedenen Ordnern zu haben, empfiehlt es sich, die übersetzten Dateien umzubenennen.

  • Öffnen Sie das Buch und klicken Sie zweimal nacheinander auf die Dateinamen der enthaltenen FrameMaker-Dateien.

Jetzt können Sie die einzelnen FrameMaker-Dateien mit einem Sprachkürzel versehen. FrameMaker passt dabei Querverweisziele und Indexmarken automatisch an.

Notwendige Korrekturen durchführen

Auch wenn Sie im Vorfeld alle Maßnahmen getroffen haben, um das Layout des übersetzten Textes weitestgehend zu automatisieren, werden Anpassungen bei Text und Grafik aufgrund abweichender Textlänge unumgänglich sein.

Textkorrekturen

Seitenumbruch anpassen

Je nach Formateinstellungen und Textlängen kann Folgendes auftreten:

  • unerwünschter Leerraum
  • Aufteilung der Darstellung zusammengehöriger Texte auf zwei Seiten.

Passen Sie den Seitenumbruch entsprechend Ihrer Vorstellungen an.

Benutzen Sie dabei vorzugsweise die Registerkarte Seitenumbruch in der Absatzgestaltung, siehe Absatzformate für Überschriften definieren weiter oben.

Zeilenumbruch anpassen

Nach der Bearbeitung mit dem CAT-Tool ist in der Regel bereits das korrekte Rechtschreibwörterbuch eingestellt. Trotzdem kann es aufgrund unpassend gewählter Trennungsvorgaben zu unerwünschten Trennungen kommen.

  • Schauen Sie sie die Zeilenenden im Dokument an und korrigieren Sie unerwünschte Trennungen.

Folgendes kann vorkommen:

  • Trennung zwischen Zahl und Einheit
  • Trennung zweier Wörter, die mit Bindestrich verbunden sind
  • Unerwünschte Worttrennung

Gewünscht ist folgendes Ergebnis:

Das erreichen Sie so:

  • umbruchgeschütztes Trennzeichen einfügen (STRG+Leerzeichen)
  • umbruchgeschützten Bindestrich einfügen (ESC+-+w)
  • Trennunterdrückungszeichen einfügen (ESC+k+t)

Grafikbeschriftungen anpassen

Wenn zur Beschriftung von Grafiken Textrahmen verwendet wurden, dann kann es vorkommen, dass diese zu klein sind.

Das sieht dann so aus:

Fehlenden Text zeigt FrameMaker durch eine durchgezogene Linie am unteren Rahmenrand an.

  • Vergrößern Sie den Textrahmen, bis der komplette Text angezeigt wird.

Fremdsprachige Screenshots zuordnen

Screenshots ablegen
  • Löschen Sie die deutschen Screenshots aus dem Verzeichnis, in dem die Übersetzung liegt.

Sie haben sinnvollerweise alle Screenshots in einem gemeinsamen Unterverzeichnis abgelegt und mit dem Sprachkürzel *_de.* gekennzeichnet.

  • Kopieren Sie stattdessen die fremdsprachigen Screenshots an die gleiche Stelle.

Screenshots einbinden
  • Öffnen Sie nun alle FrameMaker Dateien im Buch: STRG+A und dann Return.

FrameMaker findet nun die deutschen Dateien nicht mehr und fragt bei jeder fehlenden Datei:

Da sich die Dateinamen nur in der Endung unterscheiden, können Sie jetzt leicht und schnell die passenden übersetzten Screenshots zuordnen:

So kann man mit minimalem Aufwand die deutschen durch die fremdsprachigen Screenshots in allen Dokumenten des Buchs ersetzen.

Wollen Sie Framemaker-Dateien übersetzen lassen?

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Dipl.-Ing. Stefan Weimar

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Geschäftsführer

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