Einsatz von ShareFile zum Datenaustausch
PRODOC erstellt technische Übersetzungen in viele unterschiedliche Sprachen. Oft übersetzen wir vertrauliche Dokumente. Daher müssen wir die Daten von Übersetzungsprojekten sicher übertragen können.
Zu diesem Zweck haben wir den ShareFile Server in unserer Citrix-Umgebung installiert. Über den ShareFile Server kann PRODOC Daten mit Kunden und Freelancern verschlüsselt austauschen.
Damit steht eine Plattform für den Austausch vertraulicher Daten zur Verfügung. Auch größere Datenmengen, die typischerweise bei Übersetzungen von Broschüren oder Katalogen anfallen, lassen sich sicher übertragen.
Private Cloud Server mit deutschem Datenschutz
Ein großer Vorteil gegenüber einer Datenaustausch-Lösung per Dropbox oder WeTransfer ist die sichere Datenhaltung innerhalb der PRODOC Private Cloud.
Daten wandern über eine verschlüsselte Verbindung direkt vom Kunden zu PRODOC und unterliegen daher komplett dem deutschen Datenschutzgesetz.
Features von Citrix ShareFile
Mit Citrix ShareFile kann man ohne Anmeldung arbeiten oder als angemeldeter Nutzer.
In beiden Fällen nutzen wir das integrierte Mailsystem: wir können Links zum Up- und Download versenden und werden per Mail benachrichtigt, wenn der Datenaustausch erfolgt ist.
Arbeiten ohne Anmeldung
Hier erfolgt der Datenaustausch über eine Webanwendung.
- Daten-Anforderung: PRODOC sendet dem Nutzer einen Link. Über den Link kann der Nutzer eine oder mehrere Dateien hochladen.
- Daten-Bereitstellung: umgekehrte Richtung wie bei der Anforderung, der Nutzer kann sich über den Link Daten vom PRODOC Server herunterladen.
Arbeiten mit Anmeldung
Der Benutzer wird in der Private Cloud registriert und erhält eigene Anmeldedaten.
Mit diesen Anmeldedaten bekommt er entweder über die Weboberfläche oder über die ShareFile Desktop App Zugriff auf ein eigenes Verzeichnis im PRODOC Cloud Server.
In diesem Verzeichnis bleiben Daten auch über einen längeren Zeitraum gespeichert und der Kunde hat dauerhaften Zugriff.
Registrierung eines Nutzers in der ShareFile Private Cloud
Um den Datenaustausch zu ermöglichen, erstellt PRODOC für Sie ein Konto auf unserem Citrix ShareFile-Server.
Email mit Link zur Registrierung
Nach dem Anlegen eines Nutzer-Kontos in ShareFile erhalten Sie eine Registrierungsmail:
Klicken Sie auf die Schaltfläche Activate Account oder kopieren Sie den Link in Ihren Webbrowser.
Registrierung Schritt 1
Folgende Webseite öffnet sich:
Prüfen Sie und korrigieren Sie ggf.
- Ihren Vornamen
- Ihren Nachnamen
- Ihre Firma
Klicken Sie dann auf Weiter
Registrierung Schritt 2
Im nächsten Fenster:
- Kennwort eingeben
- Kennwort bestätigen
Auf Speichern und Anmelden klicken
Danach sind Sie in Ihrem ShareFile-Verzeichnis und können dort Dateien verwalten.
Datenaustausch über die Weboberfläche
Nach der Anmeldung auf der Seite PRODOC.sharefile.eu mit Ihrem Benutzernamen und Passwort empfängt Sie die Benutzeroberfläche der PRODOC Private Cloud.
Die Ordner, in die und von denen Sie Dateien hoch/herunterladen können, verfügen über kundenspezifische Berechtigungen.
Ihre Daten bleiben also vor anderen Benutzern des PRODOC Servers verborgen.
Daten hochladen
In den freigegebenen Ordnern den gewünschten Ordner auswählen:
Entweder über das +-Zeichen (1) einen neuen Ordner erstellen, oder Dateien direkt per Drag&Drop aus dem Browser hochladen:
Daten herunterladen
Gehen Sie in den gewünschten Order, aktivieren Sie das Kontrollkästchen der Dateien.
Die Schaltfläche Download erscheint:
Klicken Sie auf Download um die ausgewählten Dateien herunterzuladen.
Optional können Sie noch einstellen, ob Sie per Email informiert werden möchten, wenn Dateien zu diesem Ordner hochgeladen werden.
Weitere Info zu Citrix ShareFile
Weitere Info zu Funktionen finden Sie in der Hilfe:
Sie können auch per Klick auf Apps die ShareFile-Desktop-App herunterladen, die Sie lokal installieren können.
Damit haben Sie direkten Zugriff auf ShareFile-Daten ohne dass Sie den Browser nutzen müssen.
Das folgende Video zeigt die Nutzung der Sharefile Desktop App:
Info anfordernManche unserer Kunden nutzen Tools wie WeTransfer oder Dropbox zum Dateitransfer und sind sich dabei oft nicht bewusst, dass ihre Daten auf außereuropäischen Servern landen wo die Vertraulichkeit ihrer Daten oft nicht gegeben ist.
Dipl.-Ing. Stefan Weimar
Geschäftsführer