Übersetzung von Microsoft Word® Dateien bei PRODOC
Fast alle unsere Kunden lassen bei uns auch Word-Dateien übersetzen und stellen uns dabei beste Referenzen aus.
Wir nutzen generell CAT-Tools für die Übersetzung in viele wichtige Sprachen.
Auch bei Microsoft Word®!
Der Grund dafür ist die mögliche Wiederverwendbarkeit einmal gemachter Übersetzungen. Das kann insbesondere bei technischen Übersetzungen erhebliche Kosten sparen.
Aber auch mit überlegter Vorbereitung und Nachbereitung von Übersetzungen lassen sich (meist firmenintern) weitere Einsparungen erzielen. Wie das geht zeigen wir im Folgenden.
Besonderheiten von Microsoft Word
Oft fehlende Anwenderschulung
Bei Microsoft Word Dateien fehlt dem Verfasser oft das nötige Wissen, um Absatz- und Zeichenformate sinnvoll einzusetzen. Es sollte also neben den bei FrameMaker und InDesign üblichen Prüfungen auch geschaut werden, ob überhaupt mit Formaten gearbeitet wurde.
Problematische OLE-Funktionen
Ein weiteres Problem stellt die OLE-Funktion von Microsoft Word dar. Bei eingebetteten Dateien muss auf jeden Fall überprüft werden, ob zusätzlicher nicht sichtbarer Text in den Dateien enthalten ist.
Optimierung von Microsoft Word® Dateien für Übersetzungen
Notwendige Prüfungen
Bei Microsoft Word Dateien sind also umfangreichere Prüfungen vor dem Start der Übersetzung erforderlich, um einen reibungslosen Übersetzungsablauf zu gewährleisten.
Wie bei den anderen Programmen, ist es auch hier erforderlich, die Steuerzeichen zu sehen.
Prüfungsvorbereitung: Steuerzeichen einblenden
In Microsoft Word kann man die Steuerzeichen über einen Button in der Symbolleiste einblenden.
Damit ändert sich die Bildschirmdarstellung in Microsoft Word entsprechend:
Die Steuerzeichen im obigen Screenshot haben folgende Bedeutung:
- Einzug erste Zeile
- Einzug links
- Tabulatorposition
- Tabulatorzeichen im Text
- Leerzeichen
- Zeilenumbruch
- Absatzumbruch
Zu prüfende Punkte vor der Übersetzung
Manuelle Formatierung
Oft wird in Microsoft Word manuell formatiert, d.h. ohne Verwendung von Formaten werden einzelnen Absätzen und Zeichen Formatierungen wie Schriftart und Schriftgrad, Zeilenabstände, Einzüge manuell zugewiesen.
Absatzformat Standard
Manuelle Formatierungen erkennt man meist daran, dass allen Absätzen das Format Standard zugewiesen ist.
Klicken Sie nacheinander in mehrere Absätze und schauen Sie sich an, welcher Formatname oben in der Symbolleiste angezeigt wird.
Konsequenzen für die Übersetzung
Die manuelle Formatierung ist an sich kein Problem. Die hier zugewiesenen Formate werden dem übersetzten Text auch automatisch zugewiesen.
Allerdings verzichtet man damit auf mögliche Automatisierungsfunktionen, wie z.B. die automatische Erstellung eines Inhaltsverzeichnisses, Zusammenhalten von Grafiken und zugehörigen Legenden, Tabellen und Tabellentiteln etc.
Höhere Layoutkosten
Man kann bei manueller Formatierung auf jeden Fall mit höherem Aufwand für das Layout des übersetzten Textes rechnen.
Bei der Übersetzung eines Dokuments in mehrere Sprachen sollte man vor der Übersetzung aus Kostengründen erwägen, ob man eine saubere Grundformatierung durchführt.
Formatierung mit Leerzeichen
Hier gilt das unter Adobe FrameMaker gesagte.
Wie es besser geht, zeigen wir im nächsten Abschnitt.
Nutzung von Formatvorlagen und Sonderzeichen in Microsoft Word Dateien
Formatvorlagen anlegen und verwenden
Standard-Formatvorlagen in Microsoft Word®
Bei größeren Dokumenten ist es auch in Microsoft Word Dateien absolut sinnvoll, Absatzformate zu verwenden.
Welche Absatzformate im Dokument zur Verfügung stehen zeigt der Absatzformatkatalog:
Für Überschriften stehen schon die Standardformate Überschrift1 – Überschrift3 zur Verfügung, die man nach seinen eigenen Bedürfnissen anpassen kann.
Weiterhin sollte man – je nach Inhalten des Dokuments – eigene Absatzformate für Aufzählungen, eingerückten Text, Bildlegenden, Tabellentitel etc. definieren.
Wie das ausgehend vom Absatzformat Standard geht, zeigt folgendes Kapitel:
Formatvorlage anlegen
Analog zum beim Beispiel für Aufzählungsformate in FrameMaker können Sie auch in Microsoft Word ausgehend von der Formatvorlage Standard folgende Formatierung manuell vornehmen.
Während der Cursor im neu formatierten Absatz klicken Sie auf den kleinen Pfeil wie oben gezeigt.
Im Pop-Up-Fenster klicken Sie auf Neue Formatvorlage erstellen.
Das folgende Fenster öffnet sich.
Geben Sie im Feld Name einen Namen für die neue Formatvorlage ein und speichern Sie anschließend mit Klick auf OK. Microsoft Word legt jetzt eine neue Formatvorlage mit den Einstellungen des aktuellen Absatzes an.
Absatzformate verwenden
Setzen Sie den Cursor in den zu formatierenden Absatz und klicken Sie dann im Formatvorlagenkatalog auf das Format das Sie zuweisen wollen.
Absatzformate für Überschriften in Microsoft Word anpassen
Aus den Standardformaten für Überschriften (Überschrift1 – Überschrift3) kann automatisch ein Inhaltsverzeichnis generiert werden.
Sie sollten diese Formate daher verwenden und nach Ihren Bedürfnissen anpassen:
- Weisen Sie einem Absatz das anzupassende Überschriftenformat zu.
- Passen Sie das Format dann nach Ihren Bedürfnissen an.
Im Folgenden wurde dem aktuellen Absatz das Format Überschrift1 zugewiesen und manuell angepasst.
Diese Nummerierung kann man jetzt auf alle mit Überschrift 1 formatierten Absätze wie folgt übertragen:
- Suchen Sie den Eintrag
Überschrift1im Formatvorlagenkatalog. - Klicken Sie am rechten Rand des Eintrags auf den Pfeil für das Ausklappmenü und wählen Sie
Aktualisieren, um der Auswahl anzupassen.
Sonderzeichen nutzen
Oft ist es wünschenswert bestimmte Zeichenfolgen in einer Zeile zusammen zu halten. Das gilt für Zahlen mit Einheiten (z.B. 8 kg) genauso wie für feststehende Begriffe wie z.B. Adobe Indesign.
Wenn Sie nicht wünschen, dass DIN EN 15038-1 in zwei verschiedenen Zeilen steht, dann können Sie umbruchgeschützte Leerzeichen und Bindstriche einfügen.
Ein umbruchgeschütztes Leerzeichen fügen Sie mit Strg+Umschalt+Leerzeichen ein, einen umbruchgeschützten Bindestrich mit Strg+Umschalt+-.
Das sieht dann in einer Microsoft Word Datei so aus:
Vorteil: diese Zeichen bleiben bei der technischen Übersetzung mittels CAT Tool erhalten. Sie müssen also nach erfolgter Übersetzung nicht mehr alle Vorkommen solcher Zeichenfolgen darauf prüfen, ob sie unerwünscht umgebrochen wurden.
Weitere Info zum Thema finden Sie unter Sonderzeichen.
Grafiken in Word Dateien optimal einbinden
Grafiken sprachneutral einbinden
Screenshots
In Microsoft Word werden Grafiken fest ins Dokument eingefügt. Es besteht daher keine Möglichkeit deutsche Screenshots elegant und mit wenig Aufwand gegen fremdsprachige Screenshots auszutauschen, wie dies bei FrameMaker oder InDesign möglich ist.
Eine sinnvolle Maßnahme zur Kostenreduktion besteht darin, den Dateinamen eingefügter Screenshots unter oder über dem Screenshot selbst in die Microsoft Word Datei einzufügen. Das hilft dem Übersetzer dann bei der Zuordnung der zielsprachlichen Screenshots.
Alternativ können auch vor der Übersetzung bereits die Screenshots der Zielsprache eingefügt werden – sofern nur in eine Sprache übersetzt werden soll.
Maßzeichnungen, Prinzipschaubilder…
In Microsoft Word eingefügte Grafiken sollten keinerlei Sprachinformationen beinhalten. Das CAT-Tool kann Texte aus eingefügten Grafiken nicht extrahieren und diese werden nicht mit übersetzt.
Textfelder
Entfernen Sie den Text komplett aus der Grafik und fügen stattdessen in Microsoft Word an der gleichen Stelle Textfelder ein:
Eingebettete Dateien (OLE) für die Übersetzung optimieren
OLE = Object Linking and Embedding
Word enthält mehr Daten als angezeigt
Wenn Sie in Microsoft Word z.B. eine Microsoft Excel-Datei als OLE einbetten, dann wird die komplette Datei eingebettet und nicht nur der in Word angezeigte Teil dieser Datei.
Anzeige in Microsoft Word
Ein Beispiel: Sie sehen in Microsoft Word folgende Microsoft Excel-Tabelle:
Microsoft Word – Anzeige von Excel-Dateien
Tatsächlich enthaltene Daten
Die Microsoft Excel-Tabelle enthält aber zusätzlich noch folgenden in roter Schrift dargestellten Text
Konsequenzen
Zu viel Text im CAT-Tool
Im CAT-Tool wird der komplette Inhalt der Microsoft Excel-Datei eingelesen und somit auch übersetzt. Es besteht keine Möglichkeit gezielt nur den angezeigten Text zu importieren.
Maßnahmen zur Kostenreduktion
Doppelklicken Sie in Microsoft Word auf die eingebettete Datei und löschen Sie alle nicht angezeigten Inhalte.
Achtung! Das bezieht sich auch auf nicht angezeigte Zeichenblätter, die z.B. in Excel- und Visio-Dateien enthalten sein können.
Der Übersetzungsservice von PRODOC für Microsoft Word® Dateien
Komplettservice mit Übersetzung und Layout
Wir können gerne das komplette Layout für Sie übernehmen. Die Kosten dafür weisen wir in unseren Angeboten als gesonderten Punkt aus.
Wir weisen allerdings ausdrücklich darauf hin, dass Microsoft Word den Seitenumbruch anhand des eingestellten lokalen Druckertreibers festlegt. Weiterhin gibt es in Microsoft Word viele Optionen zur automatischen Formatierung, die das Aussehen eines Dokuments verändern können.
Das kann dazu führen, dass eine Datei anders aussieht, wenn sie auf unterschiedlichen Rechnern geöffnet wird. Vor dem Ausdruck bzw. vor der Erstellung einer PDF-Datei ist auf jeden Fall eine Überprüfung der Microsoft Word Datei erforderlich.
Info zu Druckproblemen mit Word liefert auch folgender Artikel von CNET.
Reine Übersetzung
Wenn Sie möglichst viel selbst erledigen möchten, um externe Kosten zu sparen, dann können Sie uns auch nur mit der technischen Übersetzung beauftragen.
Wir liefern dann eine vorformatierte Word Datei, die Sie bei sich fertig stellen.
Workflow Technische Übersetzung von Word-Dateien bei PRODOC
Für Sie als Kunde ist der Aufwand denkbar gering. Sie müssen nur die benötigten Dateien bereitstellen. Um den Rest kümmern wir uns!
- Sind die zu versendenden Dateien > 5MB, dann teilen Sie uns das bitte mit. Versenden Sie die Dateien dann nicht per E-Mail.
Wir legen in diesem Fall ein NextCloud-Nutzerkonto für Sie an, über das wir beliebig große Dateien per gesicherter Browserverbindung mit Ihnen austauschen können.
Von PRODOC übersetzte Word-Dateien empfangen
Wenn Sie uns mit dem kompletten Layout beauftragt haben, dann erhalten Sie von uns per E-Mail oder NextCloud eine ZIP-Datei, die Sie einfach nur bei sich an einem geeigneten Ort entpacken müssen. Dort ist dann die übersetzte Word-Datei enthalten und – falls gewünscht – auch eine fremdsprachige PDF-Datei, die Sie direkt verwenden können.
Wenn Sie uns mit der reinen Übersetzung beauftragt haben, dann erhalten Sie nur die Word-Datei. Wie Sie daraus eine fertige fremdsprachliche Datei erzeugen, erfahren Sie im nächsten Punkt.
Übersetzte Microsoft Word Dateien ins Layout bringen
Auch wenn Sie im Vorfeld alle Maßnahmen getroffen haben, um das Layout des übersetzten Textes weitestgehend zu automatisieren, werden Anpassungen bei Text und Grafik aufgrund abweichender Textlänge unumgänglich sein.
Außerdem müssen ggf. enthaltene Inhaltsverzeichnisse aktualisiert werden und Übersetzungen von OLE-Objekten eingeblendet werden.
Textfluss anpassen
Seitenumbruch anpassen
Je nach Formateinstellungen und Textlängen kann Folgendes auftreten:
- unerwünschter Leerraum
- Aufteilung der Darstellung zusammengehöriger Texte auf zwei Seiten.
Passen Sie den Seitenumbruch entsprechend Ihrer Vorstellungen an. Benutzen Sie dabei vorzugsweise die Optionen zum Zeilen- und Seitenumbruch, die Sie finden, wenn Sie im aktuellen Absatz mit der rechten Maustaste klicken und das Untermenü Absatz wählen.
Zeilenumbruch anpassen
Auch wenn nach der Bearbeitung mit dem CAT-Tool bereits das korrekte Rechtschreibwörterbuch eingestellt ist, kann es aufgrund unpassend gewählter Trennungsvorgaben zu unerwünschten Trennungen kommen.
Schauen Sie sie die Zeilenenden im Dokument an und korrigieren Sie unerwünschte Trennungen. Folgendes kann vorkommen:
| Zeilenumbruchfehler | Abhilfe |
| Trennung zwischen Zahl und Einheit | umbruchgeschütztes Trennzeichen einfügen (Strg+Umschalt+Leertaste) |
| Trennung zweier Wörter, die mit Bindestrich verbunden sind | umbruchgeschützten Bindestrich einfügen (Strg+_) |
| Unerwünschte Worttrennung | Harten Zeilenumbruch einfügen (Umschalt+Eingabetaste) |
Textfelder anpassen
Wenn zur Beschriftung von Grafiken Textfelder verwendet wurden, dann kann es vorkommen, dass diese zu klein sind.
Das sieht dann so aus:
Wie Sie sehen, sehen Sie nichts. Microsoft Word hat keine professionelle Anzeigefunktion für fehlenden Text, wie dies bei Adobe FrameMaker oder InDesign der Fall ist.
Stattdessen müssen Sie in allen Textfeldern penibel darauf achten, dass das Absatzendezeichen angezeigt wird:
Auch wenn Sie ein Absatzendezeichen sehen, sollten Sie den übersetzten Text mit dem Original vergleichen, denn es könnte durchaus sein, dass unter dem angezeigten Absatz ein weiterer Absatz vorhanden ist.
Screenshots aktualisieren
Fremdsprachige Screenshots sind insbesondere bei der Softwarelokalisierung relevant.
Fremdsprachige Screenshots benennen
In Microsoft Word müssen Sie jeden eingefügten Screenshot manuell durch den fremdsprachigen Screenshot ersetzen.
Bei vielen Screenshots ist daher ein Benamungssystem vorteilhaft, um unnötiges Suchen und Zuordnungsprobleme zu vermeiden.
Screenshot ersetzen
Screenshot in der Microsoft Word Datei anklicken und in der daraufhin angezeigten Symbolleiste auf Grafik einfügen klicken.
Im Fenster Grafik einfügen dann den einzusetzenden Screenshot auswählen und einfügen.
OLE-Objekte aktualisieren
Nach Export aus dem CAT-Tool bleibt Text in OLE-Objekten wie z.B. Excel- oder Visio-Dateien in der Originalsprache stehen.
Doppelklicken Sie auf das Objekt:
Jetzt wird die Ansicht des eingebetteten Objekts aktualisiert und der übersetzte Text angezeigt.
Schließen Sie das Objekt wieder, um die Änderung der Anzeige in der Microsoft Word Datei zu speichern.
Wiederholen Sie diesen Vorgang für alle eingebetteten Dateien.
Inhaltsverzeichnis anzeigen und aktualisieren
Nach Export aus dem CAT-Tool steht in der Regel kein Text an der Stelle des Inhaltsverzeichnisses.
Markieren Sie großzügig den Bereich, an dem das Inhaltsverzeichnis stehen müsste:
Drücken Sie jetzt F9. Das Inhaltsverzeichnis wird generiert und dargestellt.
Wir erstellen alle unsere Betriebsanleitungen in Word. PRODOC übersetzt diese sehr kompetent in viele unterschiedliche Sprachen, auch in eher seltene Sprachen wie z.B. Lettisch. Wir erhalten vorformatierte übersetzte Word-Dateien von PRODOC und haben selbst sehr wenig Aufwand bei der Nachformatierung.
Microsoft Word® im Einsatz bei Kunden von PRODOC
Bei vielen Firmen dient Microsoft Word® als „Allzweckwaffe“ für die Erstellung der unterschiedlichsten Textarten eingesetzt. Leider wird in der Regel vorausgesetzt, dass jeder Mitarbeiter mit Word umgehen kann. Gezielte Schulung für den jeweiligen Einsatzzweck entfällt meistens. Die Anwender sind damit meist nicht gerüstet, um auch komplexere Dokumente in Microsoft Word erstellen zu können
Für Betriebsanleitungen und Datenblätter empfehlen wir daher FrameMaker und für Marketingunterlagen ist InDesign das Tool der Wahl.
Unabhängig von diesen Empfehlungen ist Microsoft Word® branchenübergreifend beliebt und bei fast allen unserer Kunden im Einsatz
Angebot einholenEgal ob Sie das Layout der übersetzten Dateien selbst übernehmen wollen oder fertig formatierte Dateien erhalten wollen: bei PRODOC sind Sie mit Word-Dateien an der richtigen Adresse!
Dipl.-Kffr. Sanne Jerxsen
Kaufmännische Leitung