Adobe FrameMaker Datei übersetzen und formatieren

Adobe FrameMaker ist das Standard-Tool für strukturierte umfangreiche Dokumentation. Richtig eingerichtet, kann eine Adobe FrameMaker Datei effizient übersetzt und formatiert werden, auch wenn sie mehrere 100 Seiten umfasst.

Technische Übersetzung von FrameMaker Dateien

Adobe FrameMaker ist der Standard für die strukturierte technische Dokumentation. Wir kennen alle Tricks und Kniffe und Sie werden staunen, wie günstig wir Ihnen professionell gelayoutete technische Übersetzungen in FrameMaker anbieten können.
In diesem Beitrag finden Sie hier wertvolle Hinweise, wie Sie Ihre Adobe FrameMaker Datei so vorbereiten und nachbereiten können, dass der komplette Übersetzungs-Workflow möglichst kostengünstig wird.
Wir gehen dabei von folgendem Szenario aus:

  • Mehrere FrameMaker -Dateien wurden zu einem Buch zusammengefasst.
  • Alle Buchdateien sollen übersetzt werden.
  • Es existieren Querverweise zwischen diesen Dokumenten.
  • Das Buch enthält Inhaltsverzeichnis und Index.
  • Grafiken sind entweder sprachneutral oder durch ein Sprachkürzel am Ende des Dateinamens gekennzeichnet (bei Screenshots).
  • Die Übersetzung soll vom Deutschen in eine (oder mehrere) Fremdsprachen erfolgen, z.B. Deutsch Englisch und Deutsch Französisch.

Je nachdem, ob Sie Kataloge, Bedienungsanleitungen oder Datenblätter übersetzen wollen, finden Sie softwareunabhängige Hinweise zur Dokumentoptimierung auf den entsprechenden Seiten unserer Homepage. Allgemeine Hinweise zu FrameMaker finden Sie in der Adobe Online Hilfe.

Adobe FrameMaker Datei prüfen

Bei einer Adobe FrameMaker Datei kann man in der Regel davon ausgehen, dass der Autor eine gründliche Schulung erhalten hat und sorgfältig mit Absatz- und Zeichenformaten gearbeitet hat. Eine kurze Überprüfung der gewünschten Funktionalitäten kann aber nicht schaden. Dazu muss man die Steuerzeichen sehen:

Steuerzeichen einblenden

In einer Adobe FrameMaker Datei kann man die Steuerzeichen mit dem Menübefehl
Darstellung->Steuerzeichen einblenden.

Weiterhin sollten die Lineale sichtbar sein: Darstellung->Lineale.

Adobe FrameMaker Dateien übersetzen - Steuerzeichen

Die Steuerzeichen im obigen Screenshot haben folgende Bedeutung:

  1. Einzug erste Zeile
  2. Einzug links
  3. Tabulatorposition
  4. Tabulatorzeichen im Text
  5. Zeilenumbruch
  6. Absatzumbruch
  7. Textende

Formatierungsfehler in FrameMaker Dateien erkennen

Leerzeichenformatierung

Oft findet man folgende Formatierung vor:

Adobe FrameMaker Dateien übersetzen - Formatierung mit Leerzeichen - Original

Hier wurde eine Aufzählung mit Zeilenumbruch und Leerzeichen formatiert. Das sieht dann nach der Übersetzung in etwa so aus:

Adobe FrameMaker Dateien übersetzen - Formatierung mit Leerzeichen - Übersetzung

Problematisch ist hier, dass der Übersetzer im CAT Tool nicht sieht, wo der übersetzte Text in der FrameMaker Datei  stehen wird. Er kann weder Zeilenumbruchzeichen noch die erforderlichen Leerzeichen oder Tabs an der richtigen Stelle einsetzen.

Dies kann man mit sauberer Definition und Zuweisung von Absatzformaten in Adobe FrameMaker optimieren.

Formatierung in Adobe FrameMaker Datei optimieren

Absatzformate für Aufzählungen definieren

Im Beispiel weiter oben waren erhebliche Nachformatierungsarbeiten notwendig.
Eine gute Formatdefinition für Aufzählungen sieht so aus:

Adobe FrameMaker Dateien - Absatzformat für Aufzählungen

  • Es wurde ein Erstzeileneinzug (1) definiert. Hier steht immer das Aufzählungszeichen.
  • Es wurde eine Tabulatorposition (2) definiert, die mit dem linken Einzug (3) für den übrigen Text übereinstimmt.

Der übersetzte Text beginnt am Tabulatorzeichen und fließt dann automatisch an der richtigen Stelle weiter.

Die Formatierung stimmt immer, auch wenn der übersetzte Text mehr oder weniger Zeilen als der Ausgangstext enthält.

Absatzformate für Überschriften definieren

Adobe FrameMaker bietet die schöne Funktion „Umbruch mit nächstem“.
Öffnen Sie die Absatzgestaltung (STRG+M) und aktivieren Sie die Registerkarte „Seitenumbruch“.

Adobe FrameMaker Datei - Absatzformate für Überschriften definieren

Wenn Sie wie oben gezeigt ein Häkchen bei „Umbruch mit nächstem“ setzen, dann wird die letzte Zeile des aktuellen Absatzes immer mit der ersten Zeile des nächsten Absatzes auf einer Seite stehen.

Unter „Absatzkontrolle“ können Sie einstellen, wie viele Zeilen des mit „Überschrift1“ formatierten Absatzes zusammen auf einer Seite stehen.
Im konkreten Fall wird ein mit „Überschrift1“ formatierter Absatz der nicht mehr als 3 Zeilen umfasst immer zusammen mit dem nächsten Absatz umbrechen. Das vermeidet verwaiste Überschriften am Seitenende.

Sonderzeichen nutzen

Oft ist es wünschenswert bestimmte Zeichenfolgen in einer Zeile zusammen zu halten. Das gilt für Zahlen mit Einheiten (z.B. 8 kg) genauso wie für feststehende Begriffe wie z.B. Adobe FrameMaker.
Wenn Sie nicht wünschen, dass DIN EN 15038-1 in zwei verschiedenen Zeilen steht, dann können Sie umbruchgeschützte Leerzeichen und Bindstriche einfügen.
Ein umbruchgeschütztes Leerzeichen fügen Sie mit STRG+Leertaste ein, einen umbruchgeschützten Bindestrich mit ESC++w.
Das sieht dann in Adobe FrameMaker so aus:

Adobe FrameMaker Datei - umbruchgeschützte Leerzeichen und Bindstriche einfügen

Vorteil: diese Zeichen bleiben bei der Übersetzung erhalten. Sie müssen also nach erfolgter Übersetzung nicht mehr alle Vorkommen solcher Zeichenfolgen darauf prüfen, ob sie unerwünscht umgebrochen wurden.

Grafiken und Screenshots in Adobe FrameMaker Dateien optimieren

Grafiken sprachneutral machen

In FrameMaker eingefügte Grafiken sollten keinerlei Sprachinformationen beinhalten. Das CAT-Tool kann Texte aus eingefügten Grafiken nicht extrahieren und diese werden nicht mit übersetzt.
Bei Screenshots gilt eine Sonderbehandlung. Siehe weiter unten bei Screenshots.
Es gibt zwei Möglichkeiten, Grafiken sprachneutral zu halten:

Textrahmen einfügen

Entfernen Sie den Text komplett aus der Grafik und fügen stattdessen in FrameMaker an der gleichen Stelle Textrahmen ein:

Adobe FrameMaker Datei - Grafik mit Textrahmen

Legende einfügen

Fügen Sie statt der Texte in die Grafikdateien Referenzpunkte ein.

Adobe FrameMaker Datei - Grafik mit Referenzierung

Neben oder unterhalb der Grafik wiederholen Sie in Adobe FrameMaker die Referenzpunkte als Legende in Form einer Tabelle und fügen die Beschriftung dort ein.

Screenshots optimieren

Screenshots sind bei der Softwarelokalisierung essentiell und FrameMaker bietet eine elegante Methode um fremdsprachige Screenshots in die übersetzten Dateien einzufügen.

Geeignetes Dateiformat wählen

Screenshots haben meist größere Flächen mit einheitlichem Farbwert. Dateiformate, die hier eine gute Qualität bei hoher Kompression bieten, sind:

  • Graphics Interchange Format (*.gif)
  • Windows-Bitmap (*.bmp)
  • Tagged Image File (*.tif)

Wählen Sie auf keinen Fall das beliebte JPEG-Format. Das ist für Fotos optimal, kann aber bei Screenshots dazu führen, dass der Screenshot unleserlich wird.

Screenshots benennen

Um Screenshots unterscheiden und zuordnen zu können, die den gleichen Inhalt aber unterschiedliche Sprachen darstellen, empfiehlt es sich, jeweils den gleichen Dateinamen zu verwenden und diesen mit einem Suffix zur Sprachkennung zu versehen

  • Main_Screen_DE.tif
  • Main_Screen_EN.tif

Technische Übersetzung von Adobe FrameMaker Dateien bei PRODOC beauftragen

Wir bieten unseren Kunden alle Möglichkeiten – von der reinen Übersetzungstätigkeit bis hin zur kompletten Layoutabwicklung über uns.

Benötigte Dateien für den Komplettservice

Wenn wir das komplette Layout für Sie übernehmen sollen, dann packen Sie bitte alle FrameMaker-Dateien, Buchdateien, Grafiken und Schriften in eine ZIP-Datei, die Sie uns dann per ShareFile zukommen lassen.

Benötigte Dateien für die reine Übersetzung

Wenn Sie möglichst viel selbst erledigen möchten, um externe Kosten zu sparen, dann stellen Sie uns bitte folgende Dateien zur Verfügung.

PDF-Dateien

Unsere Übersetzer benötigen eine Möglichkeit, um Text und Grafiken im Original zu sehen. Dazu bietet sich das PDF-Format an, da es schnell erzeugt werden kann und kompakt ist, sowie mit dem frei verfügbaren Acrobat Reader von jedermann angezeigt werden kann.

MIF-Dateien

CAT-Tools können in der Regel keine FrameMaker-Dateien lesen. Dafür gibt es das MIF-Format.
MIF (Maker Interchange Format) ist ein Austauschformat, das vom CAT-Tool direkt eingelesen werden kann.
Erzeugen Sie von allen zu übersetzenden Dateien MIF-Dateien mit dem Befehl „Sichern unter“.

Adobe FrameMaker MIF-Dateien erzeugen

Screenshots

Sind in den zu übersetzenden Dateien Screenshots enthalten, so sollten diese vor Beginn der Übersetzung erstellt werden und mit entsprechenden Namen versehen sein. Siehe Screenshots benennen weiter oben.

Dateien zur Übersetzung versenden

Verpacken Sie alle benötigten PDF und MIF Dateien, sowie die deutschen und fremdsprachigen Screenshots in eine ZIP-Datei.

  • Ist diese Datei kleiner 5MB, senden Sie uns die Datei per Mail.
  • Ist dieses Datei größer als 5 MB, senden Sie uns die Datei per Sharefile.

Lieferung der übersetzten FrameMaker Datei durch PRODOC

Beim Komplettservice

Wenn Sie uns mit dem kompletten Layout beauftrag haben, dann erhalten Sie von uns per Sharefile eine ZIP-Datei, die Sie einfach nur bei sich an einem geeigneten Ort entpacken müssen. Dort ist dann die komplette Übersetzung enthalten incl. der fremdsprachigen PDF-Datei, die Sie direkt verwenden können.

Bei der reinen Übersetzung ohne Layout

Wenn Sie uns mit der reinen Übersetzung beauftrag haben, dann erhalten Sie eine übersetzte MIF Datei. Wie Sie daraus eine fertige fremdsprachliche FrameMaker Datei erzeugen erfahren Sie im Folgenden.

Übersetzte FrameMaker Datei ablegen

Originaldaten kopieren

Kopieren Sie den Ordner, der ihre Quelldateien enthält, benennen Sie ihn um und löschen Sie alle FrameMaker-Dateien. Falls es mehrere Dateien sind, die in einem Buch zusammengefügt sind, achten Sie darauf, dass Sie die Buchdatei nicht löschen!

FrameMaker Originaldaten kopieren

MIF Dateien umbenennen

Benennen Sie alle von uns gelieferten MIF Dateien von *.mif in *.fm um. Die Dateien sollten jetzt so heißen wie die zuvor gelöschten FrameMaker Dateien.

MIF Dateien umbenennen

Umbenannte MIF Dateien verschieben

Verschieben Sie die umbenannten MIF Dateien an die Stelle der ursprünglichen FrameMaker Dateien.

FrameMaker umbenannte MIF Dateien verschieben

Übersetzte FrameMaker Dateien konvertieren

Wenn Sie jetzt die FrameMaker Buchdatei öffnen, sollten alle enthaltenen Dateien an der Endung *.fm erkannt werden, obwohl sie sich noch im MIF-Format befinden. Markieren Sie alle im Buch enthaltenen Dateien und öffnen Sie sie durch Drücken der Return-Taste.

FrameMaker Buch öffnen

Adobe FrameMaker öffnet jetzt alle Dateien.

Schließen Sie nun FrameMaker.

Es kommt folgende Abfrage:

Abfrage beim Schließen von FrameMaker

Bestätigen Sie die Abfrage mit Ja.

Der Dialog Dokument Speichern öffnet sich:

FrameMaker Abfrage und der Dialog Dokument Speichern öffnet sich

Bestätigen Sie das Speichern als FM Datei. Eine Sicherheitsabfrage zum Überschreiben vorhandener Dateien erscheint:

FrameMaker Abfrage zum Speichern und Sicherheitsabfrage zum Überschreiben vorhandener Dateien

Bestätigen Sie auch diese mit OK.
So können Sie elegant und effizient nacheinander alle FrameMaker MIF Dateien zu FM Dateien umspeichern. Dieses Verfahren eigenet sich insbesondere bei Büchern mit vielen Dateien.

Übersetzte FrameMaker Datei finishen

Vorbereitung

Dateien umbenennen

Um keine gleichnamigen Dateien unterschiedlichen Inhalts in verschiedenen Ordnern zu haben, empfiehlt es sich, die übersetzten Dateien umzubenennen.

Öffnen Sie das Buch und klicken Sie zweimal nacheinander auf die Dateinamen der enhaltenen Frame-Dateien.

Übersetzte FrameMaker Datei umbenennen

Jetzt können Sie die einzelnen Framedateien umbenennen. FrameMaker passt dabei Querverweisziele und Indexmarken automatisch an.

Notwendige Korrekturen durchführen

Auch wenn Sie im Vorfeld alle Maßnahmen getroffen haben, um das Layout des übersetzten Textes weitestgehend zu automatisieren, werden Anpassungen bei Text und Grafik aufgrund abweichender Textlänge unumgänglich sein.

Textkorrekturen

Seitenumbruch anpassen

Je nach Formateinstellungen und Textlängen kann Folgendes auftreten:

  • unerwünschter Leerraum
  • Aufteilung der Darstellung zusammengehöriger Texte auf zwei Seiten.

Passen Sie den Seitenumbruch entsprechend Ihrer Vorstellungen an.

Benutzen Sie dabei vorzugsweise die Registerkarte „Seitenumbruch“ in der Absatzgestaltung, siehe Absatzformate für Überschriften definieren weiter oben.

Zeilenumbruch anpassen

Auch wenn nach der Bearbeitung mit dem CAT-Tool bereits das korrekte Rechtschreibwörterbuch eingestellt ist, kann es aufgrund unpassend gewählter Trennungsvorgaben zu unerwünschten Trennungen kommen.

Schauen Sie sie die Zeilenenden im Dokument an und korrigieren Sie unerwünschte Trennungen. Folgendes kann vorkommen:

FrameMaker unerwünschte Trennungen von Zahl, Einheit und Wort

  • Trennung zwischen Zahl und Einheit
  • Trennung zweier Wörter, die mit Bindestrich verbunden sind
  • Unerwünschte Worttrennung

Gewünscht ist folgendes Ergebnis:

FrameMaker Zeilenumbruch angepassen um Trennungen zu vermeiden

Das erreichen Sie so:

  • umbruchgeschütztes Trennzeichen einfügen (STRG+Leerzeichen)
  • umbruchgeschützten Bindestrich einfügen (ESC+-+w)
  • Trennunterdrückungszeichen einfügen (ESC+k+t)

Grafikbeschriftungen anpassen

Wenn zur Beschriftung von Grafiken Textrahmen verwendet wurden, dann kann es vorkommen, dass diese zu klein sind.

Das sieht dann so aus:

FrameMaker Textrahmen anpassen

Fehlenden Text zeigt FrameMaker durch eine durchgezogene Linie am unteren Rahmenrand an. Vergrößern Sie den Textrahmen, bis der komplette Text angezeigt wird.

Fremdsprachige Screenshots zuordnen

Screenshots ablegen

Löschen Sie die deutschen Screenshots aus dem Verzeichnis, in dem die Übersetzung liegt. Sie haben sinnvollerweise alle Screenshots in einem gemeinsamen Unterverzeichnis abgelegt und mit dem Sprachkürzel *_de.* gekennzeichnet.

Kopieren Sie stattdessen die fremdsprachigen Screenshots an die gleiche Stelle.

FrameMaker Screenshots kopieren und an die gleiche Stelle ablegen

Screenshots einbinden

Öffnen Sie nun alle FrameMaker Dateien im Buch: STRG+A und dann Return.

FrameMaker findet nun die deutschen Dateien nicht mehr und fragt bei jeder fehlenden Datei:

Deutsche durch fremdsprachigen Screenshots in allen FrameMaker-Dokumenten des Buchs ersetzen

Da sich die Dateinamen nur in der Endung unterscheiden, können Sie jetzt leicht und schnell die passenden übersetzten Screenshots zuordnen:

So kann man mit minimalem Aufwand die deutschen durch die fremdsprachigen Screenshots in allen Dokumenten des Buchs ersetzen.