Terminologiemanagement

Mit einem gut durchdachten Terminologiemanagement sorgen Sie dafür, dass im gesamten Unternehmen incl. der Niederlassungen einheitliche Begriffe verwendet werden. Wie Sie das mit Hilfe des PRODOC memoQ Webportals erreichen können erfahren Sie in diesem Beitrag…

Überlegungen zum Terminologiemanagement in Unternehmen

  • Terminologiemanagement – was ist das?

    Unter Terminologiemanagement verstehen wir die kontrollierte Entwicklung und Verteilung einer einheitlichen Firmenterminologie.

    • Ziel des Terminologiemanagements ist es, dass alle schriftlichen Äußerungen eines Unternehmens die gleichen Begriffe für die gleichen Dinge / Sachverhalte / Tätigkeiten verwenden
    • Idealerweise betrifft das nicht nur die übersetzten Texte, sondern schon die Original-/Quelltexte
    • Um dies zu erreichen müssen von allen Beteiligten beim Erstellen und Übersetzen von Texten Tools verwendet werden, die dem Autor helfen, den jeweils richtigen Begriff zu finden.

    Terminologiemanagement und Übersetzungen

    Terminologiemanagement bedeutet unter anderem, dass einheitliche Begriffe beim Übersetzen verwendet werden.
    Technische Übersetzungen werden oft von mehreren internen und externen Stellen erstellt.

    Diese Stellen sollten über die jeweils für sie passenden Tools verfügen:

    • Geht es um das Nachschlagen einzelner Begriffe, dann sucht ein Anwender aktiv: es reicht auch eine gedruckte Liste aus, um das Auffinden zu ermöglichen.
    • Wird eine größere Textmenge übersetzt, dann sollte dem Anwender angezeigt werden, für welche Begriffe es Einträge in der Terminologiedatenbank gibt.

    Als mögliche Tools für den Übersetzer kommen in Frage:

    • Gedruckte Listen
    • Excel-Dateien (oder andere Daten in Tabellenform)
    • Terminologiedatenbanken von CAT Tools
    • Zentrale Terminologiedatenbanken

    Im nachfolgenden Kasten sehen Sie eine Gegenüberstellung der verschiedenen Optionen zum Terminologiemanagement

Zentrale Terminologiedatenbank

  • Webserver-basierte Datenbank, die allen Beteiligten direkten Zugriff auf die Unternehmensterminologie gibt
  • Mit Lese- und Schreibrechten konfigurierbar, kann von internen und externen Stellen gleichermaßen benutzt werden – immer die gleiche aktuelle Terminologie für alle
  • Die Terminologiedatenbank ist Bestandteil des CAT Tools, mit dem der Übersetzungs-Dienstleister technische Übersetzungen erstellt, stets wird die aktuelle Terminologie bei Übersetzungen mit dem CAT Tool verwendet
  • Je nach Tool ist eine dezentrale TM-Anbindung von mehreren Übersetzungs-Dienstleistern bei zentraler Terminologiepflege möglich
  • Als Stand-Alone-Modul sehr hohe Lizenzkosten

Terminologiedatenbank eines CAT Tools

  • Bietet QM-Funktionen: Wer hat den Eintrag erstellt / geändert? Wann? Warum?
  • Direkte Unterstützung des Übersetzungsprozesses: geforderte/verbotene Terminologie wird dem Übersetzer direkt im zu übersetzenden Text angezeigt
  • Möglichkeit zur Nachführung von Terminologieänderungen: bereits vorhandene Übersetzungen können mit TM-Unterstützung an geänderte Terminologie effizient angepasst werden
  • Hohe Kosten für Software und Mitarbeiterschulung – schlecht einsetzbar für Mitarbeiter, die nicht direkt in den Übersetzungsprozess eingebunden sind
  • Kann meist nur dann verwendet werden, wenn man auch eine TM-Lizenz hat
  • Je nach TM-Tool sind auch günstigere Lizenzen für die Nutzung der Terminologiedatenbank ohne Nutzung der Translation-Memory-Funktion erhältlich
  • Je nach TM-Tool kann die Terminologiedatenbank auch aktiv bei der Nutzung von Office-Dokumenten eingesetzt werden
  • Dezentraler Einsatz der gleichen Terminologiedatenbank bei mehreren Übersetzungsdienstleistern führt zu divergierender Terminologie: erhöhter Pflegeaufwand

Excel-Tabelle

  • Kann von allen Beteiligten mit Excel-Lizenz verwendet werden
  • Gute Basis zum Zusammenführen mehrerer Einzeldatenbanken
  • Beliebige ergänzende Informationen zu einzelnen Einträgen möglich
  • Geringe Kosten
  • Keine direkt Unterstützung des Übersetzungsprozesses
  • Keine Möglichkeit der software-unterstützten Qualitätskontrolle

Gedruckte Liste

  • Kann von jedem verwendet werden
  • Verwendung auch ohne PC möglich
  • Nur zur Nutzung von Terminologie denkbar
  • Für die Terminologiepflege ungeeignet wenn handschriftliche Ergänzungen gemacht werden: zu große Fehleranfälligkeit

Terminologiepflege

Terminologie lebt, im Rahmen des Terminologiemanagement-Prozesses werden Begriffe geändert, neu hinzugefügt und ggf. auch gelöscht.

Kriterien für eine Änderung bestehender Begriffe:

  • Ist eine Änderung notwendig, weil der bisherige Begriff falsch war?
  • Ist eine Änderung wünschenswert um zu einheitlicherem Sprachgebrauch zu gelangen?
  • Wurde der Begriff bereits in Übersetzungen von Dokumenten/Softwareoberfläche verwendet?
  • Welcher Nachbearbeitungsaufwand bereits bestehender Übersetzungen ist zu erwarten?

Kriterien für die Aufnahme neuer Begriffe

  • Ist der Begriff von zentraler Bedeutung für die Technologie des Kunden?
  • Kann eine andere Übersetzung des Begriffs zu Missverständnissen führen

Prozessablaufdiagramme für das Terminologiemanagement mit unterschiedlichen Tools

Bei den folgenden Diagrammen gehen wir jeweils davon aus, dass Übersetzungen von mehreren Stellen im Unternehmen bzw. von mehreren Dienstleistern für ein Unternehmen angefertigt werden.

    Terminologiemanagement mit zentraler Datenbank ist effizient

    Aus obiger Gegenüberstellung wird leicht ersichtlich, dass das Terminologiemanagement mit einer zentralen Datenbank die effizienteste Lösung ist. PRODOC bietet eine solche Lösung zum Terminologiemanagement mit Hilfe von QTerm allen Kunden an. Nähere Infos dazu weiter unten im Text.

    Prüfung der Verwendung festgelegter Firmenterminologie

    • Insbesondere die Prüfung, dass bei einer technischen Übersetzung die festgelegte Terminologie auch tatsächlich verwendet worden ist, führt zu einem gewissen Zusatzaufwand bei Erstellung und Übersetzung von Texten, der mit der Anzahl der definierten zu verwendenden Begriffe überproportional ansteigt – siehe Box „Falsche Fehler“.

      Es empfiehlt sich daher eine Begrenzung der Anzahl der Einträge in der Terminologiedatenbank und eine Bewertung der Wichtigkeit einzelner Begriffe:

      • Sprache lebt, es gibt in jeder Sprache Synonyme: es ist nicht wirklich wichtig, ob man z.B: Schraubenzieher oder Schraubendreher sagt – vereinheitlich werden sollten nur für das Unternehmen wichtige Begriffe
      • Durch die Aufteilung der Terminologie in „check“ und „no-check“ werden Kosten reduziert, Pflegezyklen verkürzt und die Akzeptanz für den erforderlichen Pflegeaufwand steigt

      Aufteilung der freigegebenen Terminologie in „check“ und „no-check“

      Mit diesem Ansatz wird die Menge an Begriffen, deren Verwendung nach Abschluss einer Übersetzung geprüft wird, auf ein sinnvolles Maß reduziert.

      „check“-Terminologie

      Der Umfang der „check“-Terminologie wird auf wenige Kernbegriffe des Unternehmens beschränkt

      • Soll in allen Standard-Sprachen möglichst vollständig sein
      • Unterliegt einem Pflege- und Freigabeprozess
      • Muss zwingend bei neuen Übersetzungen angewendet werden
      • Die Verwendung wird geprüft:
        • Bei neuen Übersetzungen
        • Bei Wiederverwendung bestehender Übersetzungen

      „no-check“-Terminologie

      Der Umfang der „no-check“-Terminologie unterliegt keiner Beschränkung und kann sich je nach Sprache  unterschiedlich entwickeln

      • Die Verwendung wird nicht geprüft
      • Sie wird vom Übersetzer im Rahmen seiner Tätigkeit üblicherweise verwendet
      • Wenn es ihm sinnvoll erscheint, kann er davon abweichen und andere Begriffe verwenden – siehe „Falsche Fehler“
    • „Falsche Fehler“ bei der Terminologieprüfung

      Im Screenshot sind alle Begriffe, für Einträge in der Terminologiedatenbank vorhanden sind, blau hinterlegt.

      Für „Nichteinhaltung“ wurde „non-observance“ gespeichert.

      memoQ Terminologiemanagement falsche Fehler

      Eine automatisierte Terminologieprüfung würde hier die Übersetzung „non-compliance“ als Fehler bewerten, obwohl es stilistisch und inhaltlich durchaus Sinn macht, zwei unterschiedliche Begriffe in der Übersetzung zu verwenden.

    Das PRODOC memoQ Webportal für Terminologiemanagement und Übersetzungsprojekte

    • QTerm zum zentralen Terminologiemanagement

      Mit QTerm, das auf dem PRODOC memoQ Webportal als Terminologieverwaltungs-Tool zur Verfügung steht, haben Kunden von PRODOC die Möglichkeit einfach über einen Web-Browser auf ihre zentral gespeicherte Firmenterminologie zuzugreifen.

      QTerm bietet die Möglichkeit, einen klar strukturierten Workflow zur Verwaltung und kontinuierlichen Weiterentwicklung der Firmenterminologie aufzubauen.

      Infos zum PRODOC memoQ Webportal

      PRODOC bietet all seinen Kunden die Basis-Nutzung des PRODOC memoQ Webportals als kostenlosen Service an.

      Hierzu muss mit dem Kunden ein Nutzungsvertrag für das Webportal abgeschlossen werden. Der Nutzungsvertrag beinhaltet:

      Basis-Nutzung

      Zur Basis-Nutzung gehören:

      • Nutzung der Firmenterminologie per Webbrowser
      • Korrekturlesen von kleinen Übersetzungen per Webbrowser

      Infos dazu finden Sie auch in unserem Beitrag Eigene Dokumente übersetzen.

      Kostenpflichtige Zusatzdienstleistungen

      Als weiterführenden kostenpflichtigen Service bieten wir das aktive Terminologiemanagement, also das moderierte Korrigieren, Ergänzen und Löschen von Begriffen in Zusammenarbeit mit dem Kunden an.

      Wir entwickeln dazu einen Workflow, der auf die Bedürfnisse des Kunden zugeschnitten ist.

      Außerdem bieten wir unseren Kunden die Möglichkeiten eigene Übersetzungsprojekte auf unserem Webportal zu starten.

      Weitere Supportleistungen beinhalten Beratung, Erstellen von Filterdefinitionen für kundenspezifische Dateiformate, Fehlersuche, Datenwiederherstellung oder auch das Einstellen zusätzlicher Terminologiedatenbanken.

      Diese Support-Leistungen werden nach Aufwand monatlich abgerechnet.

    • Login Seite PRODOC memoQ Webportal - Zugang zum Terminologiemanagement

    Weitere Informationen im PRODOC Wiki

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