KI & Datenschutz – Wie sicher sind Ihre Unternehmensdaten?

Die Datenschutz-Herausforderung bei KI-gestützten Übersetzungen

Der Einsatz von KI-Übersetzungsdiensten birgt spezifische Datenschutzrisiken – besonders wenn es um technische Dokumentation geht.

Konkrete Sicherheitsrisiken bei Cloud-basierten KI-Diensten

Die Nutzung cloud-basierter KI-Übersetzungsdienste für technische Dokumentation birgt trotz ihrer Effizienzvorteile erhebliche Sicherheitsbedenken:

• Kontrollverlust über Unternehmensdaten: Beim Hochladen sensibler technischer Dokumentation auf externe Server ist nie vollständig transparent, wo und wie lange die Daten gespeichert werden.

• Training der KI mit vertraulichen Inhalten: Viele Cloud-Anbieter behalten sich das Recht vor, hochgeladene Inhalte zum Training ihrer Modelle zu verwenden – ein untragbares Risiko für vertrauliche Produktinformationen.

• Cyberangriffe auf KI-Dienste: „Hackerangriffe, Datenlecks und unbefugte Zugriffe sind nur einige der Risiken, die mit der Nutzung von Cloud-KI einhergehen“, warnt LocalMind.ai.

• Internationale Datenübertragungen: Viele KI-Dienstleister speichern Daten auf Servern außerhalb der EU, was zusätzliche rechtliche Komplexität schafft.

Branchenspezifische Bedenken

Besonders kritisch ist die Situation in stark regulierten Industrien: „In sensiblen Branchen wie Medizintechnik und Life Sciences können Datenschutzprobleme und fehlende rechtliche Präzision schwerwiegende Folgen haben“, betont Kabinett Online.

Ein konkretes Beispiel: Ein Medizintechnikhersteller nutzte einen kostenlosen KI-Übersetzungsdienst für ein Servicehandbuch. Monate später tauchten Teile der vertraulichen Wartungsinformationen im öffentlichen Teil des Trainingsmaterials des KI-Anbieters auf – mit potenziell gravierenden regulatorischen und wettbewerblichen Folgen.

Die zentrale Abwägung

Unternehmen stehen vor einer grundlegenden Entscheidung: „auf die Effizienz moderner Technologien setzen oder höchste Sicherheitsstandards für sensible Daten gewährleisten“, fasst Kabinett Online prägnant zusammen.

Diese Abwägung muss jedoch kein Entweder-oder sein. Mit den richtigen Schutzkonzepten lassen sich beide Ziele verwirklichen.

Rechtliche Rahmenbedingungen für KI-Übersetzungen

Die rechtlichen Anforderungen an KI-gestützte Übersetzungsprozesse werden durch mehrere Regelwerke definiert.

DSGVO-Konformität bei KI-Übersetzungssystemen

Bei der Nutzung von KI-Übersetzungssystemen müssen „die Grundsätze der DSGVO wie Rechtmäßigkeit, Zweckbindung, Transparenz, Datenminimierung, Richtigkeit beachtet werden“, fordert die IHK München.

Konkret bedeutet dies:
• Rechtmäßigkeit: Die Datenverarbeitung „muss durchgängig auf Rechtsgrundlagen gestützt werden können, welche es erlaubt, diese personenbezogenen Daten für konkrete Zwecke mit KI zu verarbeiten“.
• Transparenzpflichten: Unternehmen müssen ihre „Informationspflichten nach Art. 13, 14 DSGVO, auch über die involvierte Logik (Art. 13 Abs. 2 lit. f) DSGVO, Art. 14 Abs. 2 lit. g) DSGVO)“ erfüllen.
• Dokumentationspflichten: Eine „Beschreibung des KI-Systems im Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (Art. 30 Abs. 1 DSGVO)“ ist erforderlich.

Internationale Datentransfers nach Schrems II

Die grenzüberschreitende Übersetzungsorganisation erfordert besondere Aufmerksamkeit seit dem „Schrems II“-Urteil, das „die ohnehin schon in stetiger Bewegung befindliche Rechtslage für internationale Datentransfers noch einmal grundlegend verändert“ hat, erklärt SRD Rechtsanwälte.

Bei internationalen Übersetzungsprozessen empfiehlt sich ein strukturiertes Vorgehen:

1. Prüfung von Angemessenheitsbeschlüssen: Zunächst sollte überprüft werden, „ob für das Land, in welches personenbezogene Daten übermittelt werden sollen, ein Angemessenheitsbeschluss nach Art. 45 DSGVO vorliegt“. Mit einem solchen Beschluss können „Datenübermittlungen ganz unproblematisch vorgenommen werden“.

2. Implementierung geeigneter Garantien: Bei Fehlen eines Angemessenheitsbeschlusses müssen Unternehmen „sorgfältig die passenden geeigneten Garantien bestimmen, die Rechtslage im Drittland prüfen und für die konkrete Verarbeitung eine Risikobewertung vornehmen sowie angemessene technische und organisatorische Maßnahmen ergreifen“.

Neue Anforderungen durch die EU-KI-Verordnung

Mit dem Inkrafttreten der KI-Verordnung am 1. August 2024 und den ersten anwendbaren Regeln ab dem 2. Februar 2025 kommen weitere regulatorische Anforderungen hinzu. Die Verordnung klassifiziert KI-Systeme nach Risikoklassen und stellt entsprechende Anforderungen an deren Einsatz.

Für KI-gestützte Übersetzungen ist besonders relevant, dass Artikel 11 der KI-Verordnung Transparenzverpflichtungen vorsieht: Nutzer müssen informiert werden, wenn sie mit KI-generierten Inhalten interagieren – was auch für Übersetzungen gilt.

Technische Schutzkonzepte für sichere KI-Übersetzungen

Um die Vorteile der KI-Übersetzung zu nutzen, ohne Ihre Daten zu gefährden, stehen verschiedene technische Ansätze zur Verfügung.

Cloud vs. On-Premise-Lösungen: Eine sachliche Abwägung

Die Wahl zwischen Cloud und On-Premise-Lösungen sollte auf einer sorgfältigen Risikobewertung beruhen:
Cloud-Vorteile:
• Geringere Anfangsinvestitionen
• Stets aktuelle Modelle ohne eigenen Pflegeaufwand
• Hohe Verfügbarkeit und Skalierbarkeit
On-Premise-Vorteile:
• Volle Kontrolle über sensible Daten
• Keine Abhängigkeit von externen Anbietern
• Keine Netzwerklatenz bei großen Dokumenten

Als Alternativen zu rein cloudbasierten Diensten bieten sich verschiedene Optionen an:
Dedizierte KI-Server: „Ein dedizierter KI-Server ist exklusiv für ein Unternehmen reserviert. Dieser physische Server wird nur von deinem Unternehmen genutzt und bietet somit ein Höchstmaß an Kontrolle und Sicherheit“, erläutert LocalMind.ai.

Virtuelle KI-Server: „Ein virtueller KI-Server bietet die Vorteile eines physischen Servers, jedoch innerhalb einer isolierten Umgebung auf einem physischen Host. Mehrere virtuelle Server können auf einem physischen Server betrieben werden, wobei jeder Server isoliert ist“.
Die Integration eines lokalen CAT-Tools wie memoQ mit On-Premise-KI-Lösungen bietet hierbei optimalen Schutz für sensible technische Dokumentation.

Pseudonymisierung und Tokenisierung für sensible technische Daten

Eine höchst effektive Methode zum Schutz sensibler Daten ist die Pseudonymisierung: „Die Pseudonymisierung ist eine De-Identifikationstechnik, die sensible Datenwerte durch kryptografisch generierte Tokens ersetzt“, erklärt Google Cloud.
Je nach Anforderung können verschiedene Tokenisierungsansätze gewählt werden:
• Unidirektionale Tokens: „Ein unidirektionales Token wurde irreversibel transformiert“, wodurch eine besonders hohe Sicherheit erreicht wird.
• Bidirektionale Tokens: „Ein Bidirektionales-Token kann umgekehrt werden. Da das Token mithilfe der symmetrischen Verschlüsselung erstellt wird, können Tokens mit demselben kryptografischen Schlüssel neu erstellt werden mit dem sie ebenfalls umgekehrt werden können“.

Für technische Dokumentation bedeutet dies konkret: Produktnamen, Versionsnummern, technische Parameter oder andere sensible Informationen können vor dem Übersetzungsprozess tokenisiert und erst nach der Übersetzung wieder zurückgeführt werden.

Sichere Übertragungswege und Verschlüsselungsmethoden

Zusätzlich zur Pseudonymisierung sollten alle Datenübertragungen im Übersetzungsprozess abgesichert werden:
• Transportverschlüsselung mittels TLS 1.3 oder höher
• Datenverschlüsselung im Ruhezustand (AES-256)
• Ende-zu-Ende-Verschlüsselung für besonders sensible Dokumente
• VPN-Verbindungen für den Zugriff auf Übersetzungsplattformen
Die Kombination dieser Maßnahmen schafft mehrere Sicherheitsebenen und minimiert das Risiko eines Datenschutzvorfalls erheblich.

Best Practices für datenschutzkonforme KI-Übersetzungsprozesse

Die praktische Umsetzung datenschutzkonformer KI-Übersetzungen erfordert einen strukturierten Ansatz.
Risikobewertung und Klassifizierung von Unternehmensdaten

Eine effektive Datenschutzstrategie beginnt mit einer differenzierten Betrachtung Ihrer Dokumentation:

1. Risikokategorisierung: Klassifizieren Sie Ihre Dokumente nach Vertraulichkeitsgrad
o Höchste Sensibilität: Patentrelevante Informationen, sicherheitskritische Komponenten
o Mittlere Sensibilität: Allgemeine Produktspezifikationen, Standardanleitungen
o Geringe Sensibilität: Bereits veröffentlichte Informationen, Marketingmaterial

2. Verarbeitungsrichtlinien definieren: Legen Sie für jede Kategorie fest:
o Welche Übersetzungsmethode zulässig ist (On-Premise vs. Cloud)
o Welche Schutzmaßnahmen erforderlich sind (Pseudonymisierung, Verschlüsselung)
o Welche Prüfschritte implementiert werden müssen

Diese differenzierte Herangehensweise optimiert sowohl die Sicherheit als auch die Kosteneffizienz Ihrer Übersetzungsprozesse.

Implementierung technischer und organisatorischer Maßnahmen

Ein umfassendes Schutzkonzept für KI-Übersetzungen umfasst:
Technische Maßnahmen:
• Integration von memoQ mit sicheren Translation-Engines
• Automatisierte Pseudonymisierung sensibler Begriffe
• Implementierung strikter Zugriffskontrollen und Berechtigungskonzepte
• Regelmäßige Sicherheitsaudits der Übersetzungsumgebung
Organisatorische Maßnahmen:
• Schulung der Mitarbeiter zu Datenschutzrichtlinien
• Klare Verantwortlichkeiten für Datenschutzaspekte
• Dokumentierte Freigabeprozesse für unterschiedliche Dokumenttypen
• Regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung der Datenschutzmaßnahmen

Die Kombination technischer und organisatorischer Maßnahmen bietet einen ganzheitlichen Schutz für Ihre sensible technische Dokumentation.

Praxisbeispiele erfolgreicher datenschutzkonformer Implementierungen

Ein konkretes Beispiel für eine sichere Implementierung ist die TBlue-Plattform von Transline: „TBlue kombiniert modernste Prozessautomatisierung mit höchsten Datenschutzstandards. Durch die nahtlose Integration in bestehende Systeme ermöglicht die Plattform nicht nur einen effizienten Übersetzungsworkflow, sondern gewährleistet auch eine sichere Verarbeitung sensibler Daten“, berichtet Computerworld.

Diese Plattform bietet einen vollständig transparenten Übersetzungsprozess: „Nach dem Hochladen einer Datei in die Plattform durchläuft diese verschiedene Stufen des Übersetzungsprozesses: vom Übersetzer zur Qualitätskontrolle bis zur finalen Freigabe. Benutzer haben jederzeit volle Transparenz über den aktuellen Status ihrer Projekte“.

Ein weiteres gelungenes Beispiel ist die Implementierung einer hybriden Übersetzungslösung bei der Richard Wolf GmbH. Dieses Unternehmen konnte durch die Kombination von zentralisierter Terminologieverwaltung und sicheren Übersetzungsprozessen erhebliche Effizienzgewinne erzielen, ohne Datenschutzstandards zu kompromittieren. „Seitdem wir unsere Übersetzungsprojekte für alle Sprachen einheitlich organisieren und auch die Translation Memories zentralisiert haben, benötigen wir intern keine Übersetzungstools mehr“, berichtet Florian Happe, Vice President Forschung & Entwicklung.

Fazit und Handlungsempfehlungen

Die Integration von KI in Übersetzungsprozesse für technische Dokumentation bietet enorme Effizienzpotenziale, erfordert jedoch einen durchdachten Datenschutzansatz. Mit den richtigen Maßnahmen lassen sich Datensicherheit und innovative KI-Technologien erfolgreich vereinen.

Zentrale Erkenntnisse

• Datenschutz bei KI-Übersetzungen ist keine optionale Ergänzung, sondern eine geschäftskritische Notwendigkeit
• Eine differenzierte Betrachtung unterschiedlicher Dokumenttypen ermöglicht maßgeschneiderte Sicherheitskonzepte
• Technische Lösungen wie Pseudonymisierung und On-Premise-Systeme minimieren Datenschutzrisiken erheblich
• Die rechtlichen Anforderungen durch DSGVO und KI-Verordnung setzen klare Rahmenbedingungen

Konkrete nächste Schritte

1. Bestandsaufnahme durchführen: Kategorisieren Sie Ihre Dokumentation nach Sensibilitätsgrad und identifizieren Sie kritische Inhalte
2. Sichere Übersetzungsumgebung etablieren: Implementieren Sie ein CAT-Tool wie memoQ mit sicheren KI-Integrationen
3. Schutzkonzept entwickeln: Definieren Sie technische und organisatorische Maßnahmen für unterschiedliche Dokumenttypen
4. Mitarbeiter sensibilisieren: Schulen Sie alle Beteiligten zu Datenschutzaspekten im KI-Kontext
Mit diesen Maßnahmen schaffen Sie die Grundlage für einen datenschutzkonformen KI-Einsatz in Ihren Übersetzungsprozessen.

Ausblick

Die Zukunft der KI-gestützten Übersetzung wird zunehmend von maßgeschneiderten Datenschutzlösungen geprägt sein. Unternehmen, die heute in sichere KI-Integrationen investieren, sichern sich nicht nur rechtliche Compliance, sondern auch einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil durch optimierte Übersetzungsprozesse ohne Datenschutzrisiken.

Als PRODOC Translations unterstützen wir Sie bei der Implementation datenschutzkonformer KI-Übersetzungslösungen. Mit unserer Kombination aus technologischem Know-how und drei Jahrzehnten Erfahrung in der technischen Übersetzung helfen wir Ihnen, die Potenziale der KI-Übersetzung zu erschließen – bei gleichzeitiger Wahrung höchster Datenschutzstandards.

Kontaktieren Sie uns für ein unverbindliches Beratungsgespräch, in dem wir gemeinsam analysieren, wie Sie KI-Übersetzungstechnologien sicher und compliant in Ihren Dokumentationsprozess integrieren können.