Adobe InDesign im Übersetzungsworkflow

InDesign-Dateien für den Übersetzungsworkflow optimieren

Hier finden Sie hier wertvolle Hinweise, wie Sie Adobe InDesign Dateien für die technische Übersetzung optimieren können, so dass der komplette Workflow mit CAT Tools möglichst kostengünstig wird.

Weitere Info zur Nutzung von InDesign finden Sie direkt beim Hersteller.

Wir gehen dabei von folgendem Szenario aus:

• Übersetzung einer oder mehrerer InDesign-Dateien von Deutsch in Chinesisch
• Grafiken in der InDesign-Datei sprachneutral
• Screenshots im Dokument sind in Deutsch – in der chinesischen Übersetzung sollen aber englische Screenshots verwendet werden

Adobe InDesign Dateien prüfen

Bei Adobe InDesign Dateien kann man im Gegensatz zu Microsoft Word Dateien in der Regel davon ausgehen, dass der Autor gut geschult wurde und mit Zeichen-, Absatz-, Tabellen- und Objektformaten umgehen kann.

Man sollte dies trotzdem prüfen und zu diesem Zweck die Steuerzeichen anzeigen lassen.

Steuerzeichen anzeigen

In InDesign kann man die Steuerzeichen mit dem Menübefehl Schrift->Verborgene Zeichen einblenden (Alt+Strg+I) einblenden.

Die Steuerzeichen im obigen Screenshot haben folgende Bedeutung:

1. Leerzeichen
2. Einzug bis hierhin
3. Tabulatorzeichen
4. Textende
5. Silbentrennung
6. Zeilenumbruch
7. Absatzumbruch

Problemstellen in einer Adobe InDesign Datei erkennen

Formatierung von Listen ohne Absatzformate

Die folgenden drei Formatierungen von Listen finden wir immer wieder:

1. Der erste Einzug wird mit Leerzeichen generiert, manueller Umbruch am Zeilenende – ganz übel weil man dann schon in Deutsch einen Flatterrand erhält
2. Verwendung der Funktion Einzug bis hierhin – kann problematisch sein, siehe weiter unten
3. Dieser Einzug wird mit Tabulatoren generiert, manueller Umbruch am Zeilenende – auch schlecht, weil das CAT-Tool kein WYSIWYG oder sonstige Vorschau bietet und der Übersetzer einfach nicht weiß, wo er die manuellen Umbrüche und Tabulatoren hinsetzen soll.

Nicht ausreichender Platz in Textrahmen

Designer arbeiten in InDesign gerne mit Textrahmen mit deren Hilfe sie Text an genau der Stelle platzieren, wo er sitzen soll.

Das führt zu Problemen wenn der übersetzte Text mehr Platz benötigt. Übersetzungen aus Deutsch in Französisch, Italienisch, Portugiesisch und andere romanische Sprachen benötigen in der Regel mehr Platz. Bei einer Übersetzung aus Deutsch in Englisch sowie in asiatische Sprachen wie z.B. Chinesisch benötigt der übersetzte Text in der Regel weniger Platz.

Textrahmen sollten ausreichend Platz für längere Texte bieten:

Der Textrahmen 1 hat wenig Reserven, er könnte für übersetzte Texte zu klein sein.

Die beiden Textrahmen 2 und 3 haben ausreichend Platz für länger laufenden Text.

Einzug bis hierhin

Adobe InDesign hat eine gern genutzte Sonderfunktion: Schrift->Sonderzeichen einfügen->Andere->Einzug bis hierhin.
Dieses Zeichen wird in InDesign so dargestellt:

Verwenden Sie dieses Sonderzeichen besser nicht!

Es kann von manchen CAT-Tool Importfiltern nicht richtig interpretiert werden und zu Layoutproblemen in den übersetzten Dateien führen.

• Definieren Sie stattdessen geeignete Absatzformate für den Einzug.

Adobe InDesign Datei optimieren

Textrahmen verketten

Sorgen Sie dafür, dass Textrahmen verkettet sind, um Text automatisch von einem in den nächsten Rahmen fließen zu lassen.

Hinweise zum Verketten von Textrahmen in InDesign finden Sie in der Adobe-Hilfe.

Text automatisch im nächsten Rahmen platzieren

Sie können z.B. Absatzformate für Überschriften so definieren, dass der Absatz am Anfang eines Textrahmens steht.

Rufen Sie dazu mit F11 das Fenster Absatzformate auf, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das zu bearbeitende Absatzformat und wählen Sie Absatzformat bearbeiten.

Im nächsten Screenshot sind so formatierte Überschriften grün hinterlegt. Man sieht gut, dass die Textrahmen verkettet sind und der Text von Rahmen 1 in Rahmen 2 läuft, obwohl in Rahmen 1 unten noch ausreichend Platz wäre.

Mit solchen Absatzformatierungen ist für länger laufenden übersetzten Text vorgesorgt. In Rahmen 1 und 2 ist jeweils noch ausreichend Platz. So vermeiden Sie aufwändiges Nachformatieren von übersetzten Texten.

Weitere Umbruchoptionen für Absatzformate

Die Einstellungen zum Seitenumbruch findet man bei Adobe InDesign unter Absatzformatoptionen->Umbruchoptionen.

• Unter nicht trennen von nächsten xx Zeilen stellen Sie für das gewählte Absatzformat ein, mit wie vielen Zeilen des nachfolgenden Absatzes die letzte Zeile des aktuellen Absatzes immer auf einer Seite steht.
• Mit einem Häkchen vor Zeilen nicht trennen können Sie weitere Einstellungen zum Umbruchverhalten des aktuellen Absatzformats machen

Im konkreten Fall wird ein mit Heading1 formatierter Absatz immer komplett zusammen mit den ersten beiden Zeilen des nächsten Absatzes umbrechen. Das vermeidet verwaiste Überschriften am Seitenende.

Definition von Absatzformaten für Listen in InDesign

Die Formatierung einer Liste mit Tabulatoren, Zeilenumbrüchen und Leerzeichen führt zu erheblichem Formatierungsaufwand für die übersetzte Datei führen

Eine gute Absatzformatdefinition für Listen sieht so aus:

1. Es wurde ein linker Einzug von 20mm (1) definiert.
2. Eine Tabulatorposition (2) wurde definiert, die mit dem linken Einzug (1) für den übrigen Text übereinstimmt.
3. Die erste Zeile wurde 20mm nach links herausgerückt (3).

Damit formatierte Absätze sehen dann so aus:

Am Zeilenanfang steht nur das Aufzählungszeichen, gefolgt von einem Tabulator.

Der übersetzte Text beginnt hinter dem Tabulatorzeichen und fließt dann in der nächsten Zeile automatisch an der richtigen Stelle weiter.

Die Formatierung stimmt immer, auch wenn der übersetzte Text mehr oder weniger Zeilen als der Ausgangstext enthält.

Sonderzeichen nutzen

Oft ist es wünschenswert bestimmte Zeichenfolgen in einer Zeile zusammen zu halten. Das gilt für Zahlen mit Einheiten (z.B. 8 kg) genauso wie für feststehende Begriffe wie z.B. Adobe InDesign.

Das obenstehende Beispiel mit DIN EN ISO 13849-1 zeigt

1. Ein Zeilenumbruch an einem Leerzeichen mitten im Begriff
2. Weiterer Zeilenumbruch an einem Bindestrich mitten im Begriff
3. Unterdrückung des Zeilenumbruchs durch umbruchgeschützte Leerzeichen
4. Zeilenumbruch-Unterdrückung durch umbruchgeschützten Bindestrich

Ein umbruchgeschütztes Leerzeichen fügen Sie mit Alt+Strg+X ein.

Während Sie mit Alt+Strg+– einen umbruchgeschützten Bindestrich einfügen.

Vorteil: diese Zeichen bleiben bei der Übersetzung erhalten. Sie müssen also nach erfolgter Übersetzung nicht mehr alle Vorkommen solcher Zeichenfolgen darauf prüfen, ob sie unerwünscht umgebrochen wurden.

Mehr Info zum Thema finden Sie unter Sonderzeichen.

Grafiken in der Adobe InDesign Datei sprachneutral halten

In Adobe InDesign eingefügte Grafiken sollten keinerlei Sprachinformationen beinhalten. Das CAT-Tool kann Texte aus eingefügten Grafiken nicht extrahieren und diese werden nicht mit übersetzt.

Bei Screenshots gilt eine Sonderbehandlung. Siehe Screenshots weiter unten.

Es gibt zwei Möglichkeiten Grafiken sprachneutral zu halten:

Textrahmen

Man kann in InDesign Textrahmen über eine Grafik legen:

Entfernen Sie den Text komplett aus der Grafik und fügen stattdessen in InDesign an der gleichen Stelle Textrahmen ein:

Problematisch wird es hier, wenn in der Grafik wenig Platz für Beschriftungen vorhanden ist. Denn die Textrahmen sollten – siehe oben – ausreichend Platz für längeren übersetzten Text aufweisen.

Referenzierung

Sie können stattdessen auch die Grafik selbst bearbeiten und Zehlen statt Texte als Beschriftungen einfügen.

Neben oder unterhalb der Grafik fügen Sie in InDesign eine Tabelle mit den Zahlen und zugehöriger Beschriftung.

Geeignetes Dateiformat für Screenshots wählen

Screenshots haben meist größere Flächen mit einheitlichem Farbwert. Dateiformate, die hier eine gute Qualität bei hoher Kompression bieten sind:

• Portable Network Graphics Format (*.png)
• Graphics Interchange Format (*.gif)
• Windows-Bitmap (*.bmp)
• Tagged Image File (*.tif)

Wählen Sie auf keinen Fall das beliebte JPEG-Format. Das ist für Fotos optimal, kann aber bei Screenshots dazu führen, dass der Screenshot unleserlich wird.

Screenshots sprachabhängig und konsistent benennen

Um Screenshots unterscheiden und zuordnen zu können, die den gleichen Inhalt aber unterschiedliche Sprachen darstellen, empfiehlt es sich, jeweils den gleichen Dateinamen zu verwenden und diesen mit einem Suffix zur Sprachkennung zu versehen:

• Main_Screen_DE.tif
• Main_Screen_EN.tif

Adobe InDesign Datei an PRODOC versenden

Wir bieten unseren Kunden alle Möglichkeiten – von der reinen Übersetzungstätigkeit bis hin zur kompletten Layoutabwicklung über uns.

Komplettservice Übersetzung und Layout durch PRODOC

Wenn wir das komplette Layout für Sie übernehmen sollen, dann packen Sie bitte alle InDesign-Dateien (idml-Dateien), Grafiken, Screenshots und Schriften in eine ZIP-Datei. Diese ZIP-Datei lassen Sie uns dann per Nextcloud zukommen. Wie das geht, ist in unserer NextCloud-Anleitung beschrieben.

Teilen Sie uns auf jeden Fall mit, um welche InDesign-Version (CS5, CS5.5, CS6, CC2015, CC2018, CC2020…) es sich bei der Datei handelt, damit wir die richtige InDesign-Version zum Öffnen der Datei verwenden können.

PRODOC übersetzt – der Kunde führt das Layout selbst durch

Wenn Sie möglichst viel selbst erledigen möchten, um externe Kosten zu sparen, dann können Sie uns die Konvertierungsarbeiten ins Adobe InDesign *.idml Austauschformat abnehmen. Außerdem können Sie die benötigten PDF Dateien selbst erstellen.

Benötigte Dateien für die technische Übersetzung

PDF-Dateien

Unsere Übersetzer benötigen eine Möglichkeit, um Text und Grafiken im Original zu sehen. Dazu bietet sich das PDF-Format an, da es schnell erzeugt werden kann und kompakt ist. Außerdem kann es mit dem frei verfügbaren Acrobat Reader von jedermann angezeigt werden.

• Erzeugen Sie von jeder Adobe InDesign Datei eine PDF Datei.

IDML-Dateien

InDesign-Dateien haben die Endung *.indd. Diese können bei vielen eingebundenen Grafiken sehr groß werden, weil immer eine Grobansicht der Grafik mitgespeichert wird.

Die *.indd  Dateien lassen sich nicht direkt ins CAT-Tool importieren. Wir benötigen dazu *.idml Dateien.

IDML Dateien können Sie ganz einfach per Menübefehl Datei->Speichern unter… erzeugen:

Fremdsprachige Screenshots

Sind in der zu übersetzenden Datei deutsche Screenshots enthalten und die übersetzte Datei soll fremdsprachige Screenshots zeigen, dann sollten Sie die fremdsprachigen Screenshots vor Beginn der Übersetzung erstellen.

Wählen Sie den Dateinamen für übersetzte Screenshots so, dass eine einwandfreie Zuordnung zu den deutschen Screenshots erfolgen kann.

Wir benötigen die fremdsprachigen Screenshots in jedem Fall als Referenz für die technischen Übersetzer, auch wenn Sie das Layout der übersetzten Datei selbst übernehmen wollen.

Dateien versenden

Verpacken Sie alle PDF und IDML Dateien, sowie die deutschen und fremdsprachigen Screenshots in eine ZIP-Datei.

• Ist die ZIP-Datei kleiner als 2 MB, senden Sie uns diese per Mail oder über unser Angebotsformular.
• Falls die ZIP-Datei größer als 2 MB ist oder es sich um vertrauliche Daten handelt, senden Sie uns die Datei per NextCloud.

Layout der übersetzten InDesign Dateien selbst durchführen

Daten ablegen

Originaldaten kopieren

Kopieren Sie den Ordner, der ihre eigenen Quelldateien für die technische Übersetzung enthält, benennen Sie ihn um und löschen Sie die InDesign Dateien.

Übersetzte IDML Dateien umbenennen und verschieben

Um keine gleichnamigen Dateien unterschiedlichen Inhalts in verschiedenen Ordnern zu haben, empfiehlt es sich jede übersetzte IDML Datei umzubenennen.

Verschieben Sie die übersetzten und umbenannten IDML Dateien an die Stelle der ursprünglichen InDesign Dateien und öffnen Sie diese.

Wenn mit der Datei Screenshots verknüpft waren, von denen jetzt eine fremdsprachige Version im Grafikordner liegt, erscheint folgende Fehlermeldung:

Bestätigen Sie die Fehlermeldung mit OK und öffnen Sie anschließend das Verknüpfungsfenster mit Umsch+Strg+D.

Doppelklicken Sie bei jeder IDML Datei auf das rote Fragezeichen und ordnen Sie so den richtigen Screenshot zu.

Notwendige Korrekturen durchführen

Auch wenn Sie im Vorfeld alle Maßnahmen getroffen haben, um das Layout des übersetzten Textes weitestgehend zu automatisieren, werden Anpassungen bei Text und Grafik aufgrund abweichender Textlänge manchmal notwendig sein.

Seitenumbruch anpassen

Je nach Formateinstellungen und Textlängen kann Folgendes auftreten:

• unerwünschter Leerraum
• Aufteilung der Darstellung zusammengehöriger Texte auf zwei Seiten.

Passen Sie den Seitenumbruch entsprechend Ihrer Vorstellungen an. Benutzen Sie dabei vorzugsweise die Umbruchoptionen (Strg+Alt+K).

Zeilenumbruch anpassen

Auch wenn nach der Bearbeitung im CAT-Tool in der InDesign-Datei bereits das korrekte Rechtschreibwörterbuch eingestellt ist, kann es aufgrund unpassend gewählter Trennungsvorgaben zu unerwünschten Trennungen kommen.

Schauen Sie sie die Zeilenenden im Dokument an und korrigieren Sie unerwünschte Trennungen.

Folgendes kann vorkommen:

Zeilenumbruchfehler	Abhilfe
Trennung zwischen Zahl und Einheit	umbruchgeschütztes Trennzeichen einfügen (Alt+Strg+X)
Trennung zweier Wörter, die mit Bindestrich verbunden sind	umbruchgeschützten Bindestrich einfügen (Alt+Strg+-)
Unerwünschte Worttrennung	Harten Zeilenumbruch einfügen (Umschalt+Eingabetaste)

Textrahmen anpassen

Wenn mehrere Textrahmen pro Seite verwendet wurden, dann kann es vorkommen, dass diese zu klein sind.

Text, der nicht komplett in einen Rahmen passt wird mit einem kleinen roten Pluszeichen unten rechts am Rahmen genkennzeichnet:

• Vergrößern Sie den Textrahmen, bis der komplette Text angezeigt wird.