Adobe InDesign IDML Datei übersetzen und ins finale Layout bringen

Eine Adobe InDesign IDML Datei kann man einfach abspeichern. Die InDesign IDML Datei dient als Austauschformat für den Übersetzungsprozess und kann direkt ins CAT Tool importiert werden.

Allgemeines zu Adobe InDesign®

Adobe InDesign® ist der Standard für anspruchsvolle Broschüren und Flyer im hochwertigen Layout. Wir wissen, wie man Ihr Layout, z.B. auch in Russisch optimal umsetzen kann.

Hier finden Sie hier wertvolle Hinweise, wie Sie eine Adobe InDesign Datei so vorbereiten und nachbereiten können, dass der komplette Workflow für die technische Übersetzung mit CAT Tools möglichst kostengünstig wird.

Wir gehen dabei von folgendem Szenario aus:

  • Eine oder mehrere IDML Dateien soll übersetzt werden
  • Grafiken uns Screenshots sind als externe Datei per Referenz eingefügt
  • Grafiken sind sprachneutral
  • Screenshots sind durch ein Sprachkürzel am Ende des Dateinamens gekennzeichnet

Je nach Typ Ihres Dokuments finden Sie softwareunabhängige Hinweise zur Dokumentoptimierung in den Beiträgen zu Katalogen, Bedienungsanleitungen, Datenblättern und Schriftarten.

Adobe InDesign Dateien prüfen

Bei Adobe InDesign Dateien kann man im Gegensatz zu Microsoft Word Dateien in der Regel davon ausgehen, dass der Autor gut geschult wurde und mit Zeichen-, Absatz-, Tabellen- und Objektformaten umgehen kann.

Man sollte dies trotzdem prüfen und zu diesem Zweck die Steuerzeichen anzeigen lassen.

Steuerzeichen anzeigen

In InDesign kann man die Steuerzeichen mit dem Menübefehl Schrift->Verborgene Zeichen einblenden (Alt+Strg+I) einblenden.

Adobe InDesign Steuerzeichen anzeigen

Die Steuerzeichen im obigen Screenshot haben folgende Bedeutung:

  1. Leerzeichen
  2. Tabulatorzeichen im Text
  3. Silbentrennung
  4. Zeilenumbruch
  5. Einzug bis hierhin
  6. Absatzumbruch
  7. Textende

Fehler in einer Adobe InDesign Datei erkennen

Mehrere nicht verknüpfte Textrahmen

Designer arbeiten in InDesign gerne mit Textrahmen mit deren Hilfe sie Text an genau der Stelle platzieren, wo er sitzen soll.

Das führt zu Problemen wenn der übersetzte Text mehr Platz benötigt, siehe z.B. die Hinweise zum Platzbedarf der technischen Übersetzung Deutsch Französisch, während es bei einer Übersetzung Deutsch Englisch in der Regel unkritisch ist.

Sorgen Sie dafür, dass Textrahmen ausreichend Platz für zusätzlichen Text bieten:

Adobe InDesign Datei Platz lassen im Textrahmen

Versuchen Sie, Dokumente so aufzubauen, dass Sie mit möglichst wenig Textrahmen auskommen, die wenn möglich auch noch sinnvoll miteinander verknüpft sein sollten.

Einzug bis hierhin

Adobe InDesign hat eine gern genutzte Sonderfunktion: Schrift->Sonderzeichen einfügen->Andere->Einzug bis hierhin. Das Zeichen wird in InDesign so dargestellt:

Adobe InDesign Einzug bis hierhin

Verwenden Sie dieses Sonderzeichen nicht!

Es kann von manchen CAT-Tool Importfiltern nicht richtig interpretiert werden und führt zu Layoutproblemen in den übersetzten Dateien.

Definieren Sie stattdessen geeignete Absatzformate, die die gleiche Funktionalität darstellen.

Formatierung mit Leerzeichen

Hier gilt das unter Adobe Framemaker gesagte.

Wie es besser geht, zeigen wir im folgenden Abschnitt.

Adobe InDesign Datei optimieren

Definition von Absatzformaten für Numerierungen in InDesign

Das im Abschnitt Fehler in einer Adobe InDesign Datei erkennen gezeigte Beispiel würde zu erheblichem Formatierungsaufwand für die übersetzte Datei führen
Eine gute Formatdefinition für Numerierungen sieht so aus:

Adobe InDesign Absatzformat für Aufzählungen

Es wurde ein Erstzeileneinzug (1) definiert. Am Zeilenanfang steht nur die Zahl der Numerierung, gefolgt von einem Tabulator. Es wurde eine Tabulatorposition (2) definiert, die mit dem linken Einzug (3) für den übrigen Text übereinstimmt.

Der übersetzte Text beginnt hinter dem Tabulatorzeichen und fließt dann automatisch an der richtigen Stelle weiter.
Die Formatierung stimmt immer, auch wenn der übersetzte Text mehr oder weniger Zeilen als der Ausgangstext enthält.

Defnition von Absatzformate für Überschriften in der InDesign Datei

Die Einstellungen zum Seitenumbruch findet man bei Adobe InDesign unter Absatzformatoptionen->Umbruchoptionen.

Adobe InDesign Absatzformatoptionen

  • Unter „nicht trennen von nächsten xx Zeilen“ stellen Sie für das gewählte Absatzformat ein, mit wie vielen Zeilen des nachfolgenden Absatzes die letzte Zeile des aktuellen Absatzes immer auf einer Seite steht.
  • Mit einem Häkchen vor „Zeilen nicht trennen“ können Sie weitere Einstellungen zum Umbruchverhalten des aktuellen Absatzformats machen

Im konkreten Fall wird ein mit „Überschrift1“ formatierter Absatz immer komplett zusammen mit den ersten beiden Zeilen des nächsten Absatzes umbrechen. Das vermeidet verwaiste Überschriften am Seitenende.

Sonderzeichen nutzen

Oft ist es wünschenswert bestimmte Zeichenfolgen in einer Zeile zusammen zu halten. Das gilt für Zahlen mit Einheiten (z.B. 8 kg) genauso wie für feststehende Begriffe wie z.B. Adobe InDesign.
Wenn Sie nicht wünschen, dass DIN EN 15038-1 in zwei verschiedenen Zeilen steht, dann können Sie umbruchgeschützte Leerzeichen und Bindstriche einfügen.
Ein umbruchgeschütztes Leerzeichen fügen Sie mit Alt+Strg+X ein, einen umbruchgeschützten Bindestrich mit Alt+Strg+. Das sieht dann in InDesign so aus:

Adobe InDesign DIN EN 15038

Vorteil: diese Zeichen bleiben bei der Übersetzung erhalten. Sie müssen also nach erfolgter Übersetzung nicht mehr alle Vorkommen solcher Zeichenfolgen darauf prüfen, ob sie unerwünscht umgebrochen wurden.

Grafiken in der Adobe InDesign Datei sprachneutral halten

In Adobe InDesign eingefügte Grafiken sollten keinerlei Sprachinformationen beinhalten. Das CAT-Tool kann Texte aus eingefügten Grafiken nicht extrahieren und diese werden nicht mit übersetzt.
Bei Screenshots gilt eine Sonderbehandlung. Siehe Screenshots weiter unten.
Es gibt zwei Möglichkeiten Grafiken sprachneutral zu halten:

Textrahmen

Entfernen Sie den Text komplett aus der Grafik und fügen stattdessen in InDesign an der gleichen Stelle Textrahmen ein:

Adobe InDesign Grafik mit Textrahmen

Referenzierung

Fügen Sie statt der Texte in die Grafikdateien Referenzpunkte ein.

Adobe InDesign Grafik mit Referenzbeschriftung
Neben oder unterhalb der Grafik wiederholen Sie in InDesign die Referenzpunkte als Tabelle und fügen die Beschriftung dort ein.

Geeignetes Dateiformat für Screenshots wählen

Screenshots haben meist größere Flächen mit einheitlichem Farbwert. Dateiformate, die hier eine gute Qualität bei hoher Kompression bieten sind:

  • Portable Network Graphics Format (‚.png)
  • Graphics Interchange Format (*.gif)
  • Windows-Bitmap (*.bmp)
  • Tagged Image File (*.tif)

Wählen Sie auf keinen Fall das beliebte JPEG-Format. Das ist für Fotos optimal, kann aber bei Screenshots dazu führen, dass der Screenshot unleserlich wird.

Screenshots sprachabhängig und konsistent benennen

Um Screenshots unterscheiden und zuordnen zu können, die den gleichen Inhalt aber unterschiedliche Sprachen darstellen, empfiehlt es sich, jeweils den gleichen Dateinamen zu verwenden und diesen mit einem Suffix zur Sprachkennung zu versehen:

  • Main_Screen_DE.tif
  • Main_Screen_EN.tif

Adobe InDesign Datei an PRODOC versenden

Wir bieten unseren Kunden alle Möglichkeiten – von der reinen Übersetzungstätigkeit bis hin zur kompletten Layoutabwicklung über uns.

Komplettservice Übersetzung und Layout durch PRODOC

Wenn wir das komplette Layout für Sie übernehmen sollen, dann packen Sie bitte alle InDesign-Dateien, Grafiken, Screenshots und Schriften in eine ZIP-Datei, die Sie uns dann per Sharefile zukommen lassen. Wie das geht, ist in unserer Sharefile-Anleitung beschrieben.

Teilen Sie uns auf jeden Fall mit, um welche InDesign-Version (CS4, CS5, CS5.5, CS6, CC) es sich bei der Datei handelt, damit wir die richtige InDesign-Version zum Öffnen der Datei verwenden können.

Nur die Übersetzung bei PRODOC – Layout beim Kunden

Wenn Sie möglichst viel selbst erledigen möchten, um externe Kosten zu sparen, dann können Sie uns die Konvertierungsarbeiten ins Adobe InDesign *.idml Austauschformat abnehmen, sowie die benötigten PDF Dateien selbst erstellen.

Benötigte Dateien für die technische Übersetzung

PDF-Dateien

Unsere Übersetzer benötigen eine Möglichkeit, um Text und Grafiken im Original zu sehen. Dazu bietet sich das PDF-Format an, da es schnell erzeugt werden kann und kompakt ist, sowie mit dem frei verfügbaren Acrobat Reader von jedermann angezeigt werden kann. Erzeugen Sie von jeder Adobe InDesign Datei eine PDF Datei.

InDesign-Dateien

InDesign-Dateien haben die Endung *.indd. Diese können bei vielen eingebundenen Grafiken sehr groß werden, weil immer eine Grobansicht der Grafik mitgespeichert wird.

Die *.indd  Dateien lassen sich nicht direkt ins CAT-Tool importieren. Wir benötigen dazu *.idml Dateien.

Diese können Sie ganz einfach per Menübefehl Datei->Speichern unter… erzeugen:

Adobe InDesign Datei als IDML abspeichern

Screenshots

Sind in der zu übersetzenden Datei Screenshots enthalten, so sollten diese vor Beginn der Übersetzung erstellt werden und mit entsprechenden Namen versehen sein. Wir benötigen die Screenshots in jedem Fall als Referenz für die technischen Übersetzer, auch wenn Sie das Layout der übersetzten Datei selbst übernehmen wollen.

Dateien versenden

Verpacken Sie alle PDF und IDML Dateien, sowie die deutschen und fremdsprachigen Screenshots in eine ZIP-Datei.

Ist die ZIP-Datei kleiner 5MB, senden Sie uns diese per Mail.

Ist die ZIP-Datei größer als 5 MB, senden Sie uns die Datei per Sharefile.

Layout der übersetzten InDesign Datei selbst durchführen

Daten ablegen

Originaldaten kopieren

Kopieren Sie den Ordner, der ihre eigenen Quelldateien für die technische Übersetzung enthält, benennen Sie ihn um und löschen Sie die InDesign Dateien.

Jede übersetzte IDML Datei umbenennen und verschieben

Um keine gleichnamigen Dateien unterschiedlichen Inhalts in verschiedenen Ordnern zu haben, empfiehlt es sich jede übersetzte IDML Datei umzubenennen.
Verschieben Sie die übersetzten und umbenannten IDML Dateien an die Stelle der ursprünglichen InDesign Dateien und öffnen Sie diese. Wenn mit der Datei Screenshots verknüpft waren, von denen jetzt eine fremdsprachige Version im Grafikordner liegt, erscheint folgende Fehlermeldung:

Adobe InDesign IDML Datei öffnen Fehlermeldung

Bestätigen Sie die Fehlermeldung mit OK und öffnen Sie anschließend das Verknüpfungsfenster mit Umsch+Strg+D.

Doppelklicken Sie bei jeder IDML Datei auf das rote Fragezeichen und ordnen Sie so den richtigen Screenshot zu.

Notwendige Korrekturen durchführen

Auch wenn Sie im Vorfeld alle Maßnahmen getroffen haben, um das Layout des übersetzten Textes weitestgehend zu automatisieren, werden Anpassungen bei Text und Grafik aufgrund abweichender Textlänge unumgänglich sein.

Seitenumbruch anpassen

Je nach Formateinstellungen und Textlängen kann Folgendes auftreten:

  • unerwünschter Leerraum
  • Aufteilung der Darstellung zusammengehöriger Texte auf zwei Seiten.

Passen Sie den Seitenumbruch entsprechend Ihrer Vorstellungen an. Benutzen Sie dabei vorzugsweise die Umbruchoptionen (Strg+Alt+K).

Adobe InDesign Umbruchoptionen

Zeilenumbruch anpassen

Auch wenn nach der Bearbeitung mit Transit bereits das korrekte Rechtschreibwörterbuch eingestellt ist, kann es aufgrund unpassend gewählter Trennungsvorgaben zu unerwünschten Trennungen kommen.
Schauen Sie sie die Zeilenenden im Dokument an und korrigieren Sie unerwünschte Trennungen. Folgendes kann vorkommen:

Zeilenumbruchfehler Abhilfe
Trennung zwischen Zahl und Einheit umbruchgeschütztes Trennzeichen einfügen (Alt+Strg+X)
Trennung zweier Wörter, die mit Bindestrich verbunden sind umbruchgeschützten Bindestrich einfügen (Alt+Strg+-)
Unerwünschte Worttrennung Harten Zeilenumbruch einfügen (Umschalt+Eingabetaste)

Textrahmen anpassen

Wenn mehrere Textrahmen pro Seite verwendet wurden, dann kann es vorkommen, dass diese zu klein sind.
Das sieht dann so aus:

Adobe InDesign Textüberlauf

Fehlenden Text zeigt InDesign durch ein rotes Plus-Zeichen rechts unten am Textrahmen an. Vergrößern Sie den Textrahmen, bis der komplette Text angezeigt wird.
Das Gleiche gilt auch für Textrahmen, die zur Beschriftung von Grafiken benutzt werden.